Coworking: definición, espacios, ventajas y ejemplos

Milthon Lujan Monja

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coworking
Coworking, Glasgow. Fuente: DeskUnion

El coworking constituye una forma de innovación social emergente dentro del contexto de la economía colaborativa (González y Ruiz, 2020); y, representa una nueva forma organización e innovación del modelo de negocio (Howell, 2022).

Los coworking spaces y la práctica asociada de coworking (cotrabajo), han emergido en numerosas formas y en varios contextos urbanos para desafiar los conceptos tradicionales del lugar de trabajo (Brown, 2017), y es un fenómeno prometedor en el emprendedurismo (Howell, 2022) debido a que permite a la startups el ahorro de costos de operación.

El cotrabajo se describe consistentemente en términos de comunidad y colaboración (Spinuzzi et al, 2019); sin embargo, en la práctica tradicionalmente son concebidos como instalaciones de alquiler de oficinas donde los trabajadores autónomos disponen de una serie de servicios que pueden contratar a precios módicos.

En la actualidad, los espacios de coworking tienen una significativa difusión mundial, y están creciendo a una velocidad y escala sin precedentes (Leclercq e Isaac, 2016). Asimismo, pueden constituirse en una estrategia esencial para que las compañías atraer talento y para impulsar procesos de creación e innovación.

Asimismo, la innovación abierta es facilitada en los espacios de trabajo cooperativo a través de su ambiente físico y social (Cabral y Van Winden, 2016). En este artículo queremos brindarte información sobre la definición del coworking, sus ventajas y desventajas, cómo implementar y gestionar un servicio de este tipo; además describimos algunos ejemplos.

¿Qué es coworking?

El término “coworking”, en español significa trabajo cooperativo o cotrabajo, fue acuñado por Brad Neuberg, quien fundó el Spiral Muse en San Francisco (EE.UU) en el año 2005 que se convirtió en el primer “coworking space”.

Babb et al, (2018) definen al Coworking como el acuerdo en el cuál los trabajadores de diferentes compañías comparten un espacio de oficinas, que permite ahorros en costos y comodidad mediante el uso de infraestructuras comunes, como equipos, servicios públicos y servicios de recepción y custodia, y en algunos casos servicios de recepción de paquetes y refrigerios.

Asimismo, Johns y Gratton (2013) destacan al cotrabajo como una nueva forma de organización de trabajo que permite las oportunidades de colaboración y fortalece un sentido de comunidad dentro de un espacio compartido, reuniendo trabajadores de diferentes compañías o independientes con diferentes perfiles y objetivos.

Por su parte, Uda (2013) destaca que el concepto de coworking puntualiza una forma de trabajo donde los independientes, pequeños emprendedores u organizaciones miembros, etc., quienes poseen trabajos diferentes, comparten un lugar de trabajo y cooperan flexiblemente bajo las circunstancias mientras se comunican.

El cotrabajo como nuevo tipo de organización de trabajo ha conducido a una transformación no solo de los espacios de trabajo, sino también a cómo las personas trabajan y colaboran (Leclercq e Isaac, 2016).

De acuerdo con Waters et al (2016) los valores de los diversos actores de la “comunidad de coworking” incluyen: la colaboración, la apertura, la comunidad, la accesibilidad y la sostenibilidad.

Uno de los aspectos más fundamentales del cotrabajo, que lo distingue de otras organizaciones de apoyo al emprendimiento (por ejemplo, aceleradores, incubadoras, espacios de creación, innovation hub) es el aspecto comunitario (Howell, 2022).

Coworking spaces o coworking places

Los coworking spaces o coworking places (espacios de cotrabajo) son entornos de trabajo compartidos, utilizados por diferentes tipos de profesionales del conocimiento, en su mayoría autónomos, o independientes (Spinuzzi et al, 2019), que trabajan en diversos grados de especialización en el vasto dominio de la industria del conocimiento (Gandini, 2015).

Waters et al (2016) destaca que existen tres características interrelacionadas que históricamente han distinguido los espacios de cotrabajo de la industria de oficinas con servicios:

a. Los perfiles de los coworkers.

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b. La centralidad de las interacciones sociales y la colaboración. Roche et al., (2024) indican que es más probable que las empresas emergentes cercanas participen juntas en eventos de espacios de coworking social, la difusión de conocimientos es mayor entre empresas emergentes que socializan pero que son diferentes; y

c. El diseño estético de los propios espacios.

Asimismo, en la tabla 1 presentamos una síntesis de las principales características de los espacios de cotrabajo comparados con las organizaciones clásicas de trabajo.

Tabla 1. Diferencias entre coworking places y los espacios clásicos de trabajo.

DimensionesOrganización clásica de trabajoCoworking spaces
GeografíaPredefinidaDifusa (en cualquier lugar)
TiempoFijoFlotante
ModalidadesConcentradoDisperso
Organización de recursosJerarquíaRed de trabajo
Contrato de trabajoEmpleadoIndependiente
Naturaleza del trabajoRepetidoCrear/Innovar
Fuente: Leclercq e Isaac (2016)

Ventajas y desventajas del coworking

El coworking no es una panacea y como otros modalidades de trabajo también ofrece ventajas y desventajas para los trabajadores autónomos y emprendedores.

Una característica importante de los coworking places es la flexibilidad de uso; los espacios de coworking ofrecen diferentes planes en función de las horas que necesites (Suarez, 2013) usar los servicios, lo que permite el ahorro de costes (Carazo, 2019) para los trabajadores independientes o las startup.

Las compañías que usen espacios de coworking internos podrían promover un espacio adecuado para fortalecer la calidad y desarrollar oportunidades nuevas y únicas para las vinculaciones y colaboraciones (Leclercq e Isaac, 2016) de sus empleados con trabajadores independientes.

El ambiente de cotrabajo y las interacciones positivas tiene una la influencia positiva sobre la productividad (Bueno et al., 2018), debido a que en la heterogeneidad de la comunidad de coworkers podrían encontrar los especialistas que una startup necesita.

Asimismo, Sánchez (2020) destaca que una ventaja de los espacios de coworking es el networking, la agenda de contactos aumenta de manera muy notable y esto ayuda a tener una amplia red de contactos.

Por su parte, Howell (2022) destaca las siguientes implicaciones de los espacios cotrabajo para el emprendedor (tabla 2) y para la comunidad (tabla 3).

Tabla 2. Implicaciones del espacio de coworking para el emprendedor.

CategoríaPositivo o negativoExplicación
Eficiencia+Los emprendedores pasan menos tiempo preocupándose por los servicios públicos, internet, diseño de oficinas, etc., y más tiempo concentrados en su empresa.
También brinda acceso a salas de conferencias, espacios de trabajo compartidos, servicios gratuitos y otros recursos compartidos que los empresarios a menudo no pueden pagar por sí mismos.
Flexibilidad+Los espacios de oficina tradicionales a menudo requieren que los inquilinos firmen contratos de arrendamiento inflexibles de varios años. El cotrabajo elimina este compromiso al ofrecer arrendamientos de mes a mes.
También es modular, en el sentido de que si una empresa crece, puede agregar un escritorio, o si se reduce, puede reducir el tamaño.
Legitimidad+Los coworking places pueden ayudar a que las nuevas empresas parezcan más legítimas y profesionales.
Cuando las compañías reciben a clientes, inversores o empleados potenciales, pueden celebrar estas reuniones en una sala de conferencias en un entorno profesional, en lugar de una oficina en casa, un garaje o una cafetería.
Distracción y pérdida de la productividadLos espacios de cotrabajo pueden ser espacios abarrotados, ruidosos y que distraigan, y como tal, pueden disminuir la satisfacción y la productividad.
Del mismo modo, aunque los empresarios pueden beneficiarse de los eventos, capacitaciones y servicios dentro del coworking space, estos también pueden distraer si el empresario participa en demasiados de ellos.
Fuente: Howell (2022)

Tabla 3. Implicaciones de la comunidad de coworking.

CategoríaPositivo o negativoExplicación
Vinculaciones+Los coworking spaces ofrecen oportunidades de networking debido a la proximidad física de las empresas, así como a los eventos y otras actividades formales que se ofrecen.
Estas interacciones a menudo conducen a referencia para nuevos clientes, empleados, inversores, proveedores de servicios, etc.
Soluciones+Los empresarios a menudo carecen de la experiencia y el conocimiento para navegar por las complejidades de iniciar una nueva empresa.
Muchos dependen de la ayuda de otros miembros de la comunidad para resolver problemas y responder preguntas.
Energía/ motivación+Estar rodeado de otros empresarios suele ser energizante y motivador.
La pasión y la intensidad con la que la mayoría de los emprendedores realizan su trabajo suele ser contagiosa.
Apoyo social+El espíritu empresarial a veces es aislador y solitario. 
Las amistades que se desarrollan entre los emprendedores en los espacios de cotrabajo brinda apoyo social cuando los tiempos se ponen difíciles, o simplemente hacen que el trabajo de los emprendedores sea más agradable.
Lento fracaso A menudo se alienta a los emprendedores a fallar rápido y seguir adelante.
Sin embargo, una comunidad de cotrabajo puede hacer que los empresarios fracasen más lentamente, ya que pueden hacer que duden más en abandonar una empresa fallida si sus amigos en el espacio los alientan a continuar persistiendo contra viento y marea.
Fuente: Howell (2022)

Yacoub y Haefliger (2022) estudiaron el surgimiento de las prácticas colaborativas en los espacios de coworking y concluyeron que los espacios de trabajo colaborativo pueden limitar la creatividad y la innovación en las startups. Finalmente, Sánchez (2020) describe las siguientes desventajas de trabajar en un espacio de coworking:

  • Competencia.
  • Distracciones.
  • Malos compañeros de trabajo.
  • Límite de horarios.
  • Envidia.
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¿Cómo funciona el coworking space?

Para el éxito de un coworking place, la persona clave es el gestor o administrador del espacio de coworking debido que ayuda a los coworkers, busca oportunidades entre sus miembros y genera confianza (Carazo, 2019).

Los gestores de espacios de cotrabajo despliegan una variedad de estrategias para fomentar la colaboración y la interacción (Cabral y Van Winden, 2016). Además, los coworking place están diseñados para albergar a personas creativas y emprendedores que se esfuerzan por romper el aislamiento y encontrar un entorno agradable que favorezca las reuniones y la colaboración (Moriset, 2013).

Al respecto, Cabral y Van Winden (2016) analizaron cuatro estrategias (Tabla 4) que promueven la interacción en los espacios de coworking.

Tabla 4. Estrategias de interacción en los coworking spaces.

AspectosEstrategías
Coworking spaces gestionado como un vinculador o conectorReclutamiento activo más allá de los contactos.
Administración activa fuera de los contactos.
Directorio integrado entre los miembros
Regular la combinación de trabajadoresProcedimiento de incorporación con un enfoque en la actitud abierta.
Gestión de las disciplinas de los inquilinos (complementarios).
Grupo de investigadores para complementar el emprendedurismo.
Crear clusters de disciplinas de las industrias creativas y tecnológicas.
Política de entrada y salida.
Diseño para la interacciónUna impresora y una máquina de café.Habitaciones temáticas hogareñas.
Una entrada.
Espacios abiertos y apartados.
Paredes para exposición de obra.
Laboratorios temáticos para vincular la creatividad con la tecnología.
Áreas de lluvia de ideas.
Pasillos para fomentar los encuentros.
Herramientas para el networkingAlmuerzo colectivo.
Sitios de redes sociales.
Meditación y yoga.
Talleres.
Sitio web con transmisiones en vivo.
Nombres y ubicaciones de las empresas visibles.
Eventos deportivos y sociales.
Presentaciones.
Sitio web que conecta a los trabajadores dentro y fuera del coworking space.
Fuente: Cabral y Van Winden, (2016)

Un aspecto a destacar de los espacios de coworking es la proximidad con otras start up; Roche et al., (2024) reporta que la proximidad influye positivamente en la difusión del conocimiento; y que este efecto es mayor para las empresas emergentes que se encuentran muy cerca unas de otras y decae rápidamente cuando están separadas por más de 20 metros en el mismo piso.

¿Cómo montar un coworking place?

Al inicio del movimiento de cotrabajo, las creaciones de espacios de coworking eran iniciativas privadas (Moriset, 2013); no obstante, en la actualidad los coworking places se vienen incorporando dentro de los planes urbanísticos de las ciudades, como espacios para promover la colaboración e innovación entre los emprendedores.

De acuerdo con la «Global Coworking Survey» publicado por Deskmag en el año 2019, los espacios de cotrabajo en todo el mundo crecieron de 160 en el año 2008 a cerca de 19 000 en el 2018.

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Según Foertsch (2019) casi el 90% de los coworking place generan ganancias si cumplen al menos tres condiciones: tener más de 200 miembros, tener más de un año y no subsidiar su funcionamiento a través de otros negocios. No obstante, estos no son los únicos factores que hacen posible una operación rentable.

Al respecto, Foertsch y Voll (2022) destacan que la pandemia del COVID-19 tuvo un impacto importante en los negocios de coworking de todo el mundo por las restricciones establecidas, y que los espacios de reuniones fueron los servicios más demandados por los usuarios.

Howell (2022) describe que el modelo de negocio simplificado de las empresas que brindan servicios de coworking se basan en:

a. Alquilan edificios de los propietarios mediante contratos de arrendamiento a largo plazo y de varios años,

b. Transforman el espacio agregando áreas comunes, cafés y otras características orientadas a la comunidad, y

c. Alquilan el espacio fraccionadamente a los inquilinos (emprendedores, autónomos, etc) a precios significativamente más altos y bajo términos de arrendamiento más flexibles, como mes a mes.

Sin embargo, si deseas emprender un negocio de coworking, Bacigalupo (2018) te ofrece las siguientes recomendaciones:

a. Reúne información sobre los intereses de los potenciales usuarios.

b. Trata de conseguir pequeñas victorias: organiza eventos.

c. Elige y busca un modelo de negocio sostenible:

  • Coworking + oficinas
  • Cotrabajo + programación de eventos y capacitaciones (formaciones)
  • Coworking + consultoría
  • Cotrabajo en un lugar infrautilizado
  • Coworking en asociación con la ciudad.

d. Consigue toda la ayuda que puedas

e. Sé empático

f. Organiza reuniones divertidas.

¿Cómo elegir un servicio coworking space?

Si estás interesado en contratar los servicios de un espacio de coworking debes seguir los criterios recomendados por Sánchez (2020):

a. Precio: A todos nos gusta pagar el precio más bajo posible.

b. Proximidad: La cercanía a los lugares donde realizamos nuestra vida cotidiana.

c. Ambiente de trabajo: Debes visitar el espacio antes de adentrarte en la comunidad.

d. Servicio: Debes valorar el servicio que se ofrece: personal, decoración, rotación de personas, amabilidad y comodidad, etc.

e. Comunidad: El factor más importante.

Coworking ejemplos

Los coworking places siguen creciendo cada día. En la figura 1 mostraron un mapa del mundo en donde se reúne los coworking spaces leaborado por Howell (2022).

coworking spaces en todo el mundo
Fig. 01. Coworking spaces en todo el mundo, basado en información de mayor de 2021 de la plataforma www.coworker.com. Fuente: Howell (2022).

Si deseas ubicar oficinas de coworking y conocer los precios de los servicios en tu país, ciudad o cerca de ti, puedes visitar la web Coworker que ofrece una herramienta de búsqueda de coworking spaces por ciudad y país.

Asimismo si buscas espacios de cotrabajo a continuación te ofrecemos un listado de buscadores especializados por país.

Conclusión

El movimiento de coworking viene creciendo cada día y se ha convertido en una tendencia importante en el mundo de los negocios, no solo para los que deseen implementar espacios de cotrabajo, si no también para los planificadores urbanos como servicios que ofertan las ciudades para fomentar el emprendimiento.

Participar en una comunidad de coworking ofrece muchas ventajas para los trabajadores independientes y las startups, para establecer relaciones de negocios, para encontrar posibles aliados, pero sobre todo para promover procesos de innovación.

En la actualidad, los espacios de cotrabajo se pueden encontrar en muchas de las principales ciudades del mundo, y cada día se ofertan más estos servicios. Sin embargo, el éxito de los coworking places están asociados con la diversidad de sus miembros y con la creación de valor para la comunidad.

Finalmente los espacios compartidos para trabajar pueden constituirse en un elemento importante de los ecosistemas de innovación que puede promover un sector industrial, una ciuda o un país.

Referencias

Babb Courtney, Carey Curtis & Sam McLeod (2018) The Rise of Shared Work Spaces: A Disruption to Urban Planning Policy?, Urban Policy and Research, 36:4, 496-512, DOI: 10.1080/08111146.2018.1476230

Bacigalupo Tony. 2018. Cómo poner en marcha un espacio de coworking. Deskmag.

Brown Julie. 2017. Curating the “Third Place”? Coworking and the mediation of creativity. Geoforum, Volume 82, June 2017, Pages 112-126. https://doi.org/10.1016/j.geoforum.2017.04.006

Bueno, S., Rodríguez-Baltanás, G. and Gallego, M.D. (2018), Coworking spaces: a new way of achieving productivity, Journal of Facilities Management, Vol. 16 No. 4, pp. 452-466. https://doi.org/10.1108/JFM-01-2018-0006

Cabral, V., & Van Winden, W. (2016). Coworking: an analysis of coworking strategies for interaction and innovation. International Journal of Knowledge-Based Development, 7(4), 357-377. https://doi.org/10.1504/IJKBD.2016.080869

Carazo Alcalde Janire, 25 de junio, 2019. Coworking. Economipedia.com

Foertsch Carsten. 2019. How Profitable Are Coworking Spaces in 2019? Deskmag.

Foertsch Carsten & Voll Johanna. 2022. 2022 Coworking Space Business Trends. Deskmag.

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Yacoub, G., & Haefliger, S. (2022). Coworking spaces and collaborative practices. Organization, 0(0). https://doi.org/10.1177/13505084221074037

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