Value stream mapping: ¿Qué es y cómo implementarlo?

Milthon Lujan Monja

El Value Stream Mapping (VSM) es una herramienta poderosa para identificar ineficiencias y mejorar los procesos empresariales. Al crear una representación visual del flujo de materiales e información a través de su organización, podrás identificar áreas de mejora y agilizar sus operaciones.

VSM es una técnica desarrollada al amparo del modelo de producción Lean con el fin de ayudar a las PYMES (García y Gandia, 2019), y de cualquier tipo de empresa, en la mejora de sus procesos productivos a través de la identificación y reducción de errores, pérdidas, retrasos, mejora el tiempo de creación de valor (Ali-Asghar y Valmohammadi, 2019).

En esta guía, queremos orientarte a través de los conceptos básicos del mapeo de flujo de valor y te brindaremos consejos para crear tus mapas de flujo de valor actual y futuro.

¿Qué es Value Stream Mapping – VSM?

Value Stream Mapping, también conocida como “Value Stream Analysis”, “Lean process mapping”, y que en español se puede traducir como “mapeo del flujo de valor”, es una técnica de la fabricación Lean que se utiliza para analizar y mejorar el flujo de materiales e información a través de un proceso empresarial.

El mapeo del flujo de valor implica crear una representación visual de todos los componentes necesarios de un proceso para entregar un producto o servicio, para identificar áreas de desperdicio e ineficiencia, reducir los tiempos del ciclo de procesos e implementar mejoras de procesos.

En este sentido, la American Society for Quality (2023) define a Value stream mapping (VSM) como «una herramienta eficiente que emplea un diagrama de flujo que documenta cada paso del proceso».

La parte del “value stream” (flujo de valor) de un sistema VSM se centra en cómo se puede agregar valor a un producto o servicio cambiando la forma o función del mercado para satisfacer las necesidades del cliente.

¿Para qué sirve VSM? – Beneficios

Al mapear el flujo de valor, las empresas pueden identificar oportunidades de mejora e implementar cambios para optimizar sus operaciones y aumentar la eficiencia.

Value Stream Mapping ofrece numerosos beneficios para las empresas que buscan mejorar sus procesos. Al identificar y eliminar el desperdicio, las empresas pueden reducir costos, mejorar la calidad y aumentar la eficiencia.

El mapeo del flujo de valor también ayuda a mejorar la comunicación y la colaboración entre departamentos, lo que lleva a una organización más cohesiva y productiva. Además, la naturaleza visual de los mapas de flujo de valor facilita la identificación de áreas de mejora y el seguimiento del progreso a lo largo del tiempo.

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Ejemplos de Value Stream Mapping

Aunque VSM frecuentemente es asociado con la fabricación, también es usado en logística, cadena de suministro, industrias de servicios, cuidado de la salud, desarrollo de software, desarrollo de productos y procesos administrativos y de oficina.

A continuación te presentamos algunos ejemplos; sin embargo, una búsqueda rápida en la internet podría brindarte un mayor número de ejemplos:

Productos de vidrio

Paredes (2017) reporta la aplicación de la herramienta Value Stream Mapping a una empresa embaladora de productos de vidrio con el propósito de identificar y eliminar aquellas actividades que no agregan valor al proceso y a su vez mejorar el desempeño del área logística de la compañía, disminuyendo la sensación de un bajo nivel de servicio.

Industria de la construcción

Ramani y KSD (2021) estudiaron la eficacia de la técnica Lean en la gestión de proyectos de construcción, mediante el uso de la herramienta del mapeo del flujo de valor. Mediante modificaciones del Future State Map (Mapa del Estado Futuro), los investigadores reportan como beneficio la reducción en el tiempo de ejecución del proyecto en alrededor de 30%.

Almacén farmacéutico

Abideen y Mohamad (2021) aplicaron un enfoque integrado del value stream mapping (VSM) y la técnica de simulación de eventos discretos (DES) en un almacén de producción farmacéutica de Malasia; y lograron reducir el tiempo de entrega de la cadena de suministro y permitir a los gerentes una toma de decisiones casi óptima.

Economía circular

Marquina et al., (2021) aplicaron el mapa del flujo de valor para mejorar los sistemas de producción circulares. Los investigadores presentan una adaptación de value stream mapping (VSM), con la integración de un grupo de indicadores relacionados a los conceptos de circularidad y longevidad.

Cómo hacer un Value Stream Mapping

Antes de iniciar la formulación de un VSM es importante destacar que existen dos clases: estado actual y estado futuro.

El value stream mapping del estado actual es usado para determinar cómo se ve el proceso actualmente, mientras que el VMS del estado futuro se enfoca en cómo se verá idealmente el proceso después de que se hayan producido mejoras en el flujo de valor.

Asimismo, existen una serie de símbolos que se emplean en la elaboración de un Value Stream Mapping:

Tabla 01. Símbolos de proceso de VSM

SímboloNombreDescripción
Cliente / ProveedorCuando se coloca en la esquina superior izquierda de un mapa de flujo de valor, el lugar de inicio típico para el flujo de materiales, este ícono representa al proveedor. Cuando se coloca en la esquina superior derecha, representa al cliente.
Flujo de proceso dedicadoEste ícono representa un solo departamento, operación de proceso o máquina con un flujo de material interno fijo y continuo.
Proceso compartidoEste ícono indica un proceso, departamento, operación o centro de trabajo que comparten otras familias de flujo de valor.
Cuadro de datosEl cuadro de datos se coloca debajo de otros iconos que requieren datos para analizar el sistema. Por ejemplo, un cuadro de datos podría ir debajo de un ícono de fábrica para mostrar la frecuencia de envío, los datos de manejo del producto, el tamaño del lote u otra información.
Celda de trabajoUtilice este icono para mostrar que varios procesos están integrados en una celda de trabajo de fabricación.
Fuente: Lucidchart

Tabla 2. Símbolos de materiales de value stream mapping.

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SímboloNombreDescripción
InventarioEl inventario entre dos procesos está representado por estos íconos. Si necesita incluir un recuento de inventario, agréguelo debajo del icono del triángulo. Este símbolo también puede representar el inventario almacenado.
EnvíosEste símbolo muestra los materiales que provienen de los proveedores o los productos terminados que van de la fábrica a los clientes.
Flecha de empujeEste ícono muestra el material que traslada de un proceso al siguiente.
SupermercadoEste ícono representa un punto de inventario Kanban donde los clientes intermedios pueden obtener el inventario que necesitan a medida que lo reabastece el proveedor primario.
Tracción de materialesEste símbolo de extracción representa la eliminación física del inventario almacenado de los supermercados.
Carril FIFOEste icono representa un sistema de primero en entrar, primero en salir que limita la entrada de inventario. La capacidad máxima de inventario se puede escribir debajo del carril.
Stock de seguridadEn lugar de almacenamiento permanente, este ícono indica existencias de seguridad temporales para evitar problemas en caso de fallas del sistema u otros problemas.
Envío externoEl ícono del camión representa el envío externo a los clientes o de los proveedores.
Fuente: Lucidchart

Tabla 3. Símbolos de información en value stream mapping (VSM)

SímboloNombreDescripción
Control de la ProducciónUn departamento de programación o control de producción centralizado está representado por este simple símbolo de caja.
Información manualFlujo de información manual a partir de notas, informes o conversaciones. Indique el tipo de información si es necesario.
Información electrónicaFlujo de información digital, como Internet, Intranets, Intercambio Electrónico de Datos, etc. Se puede registrar la frecuencia, el tipo de datos y los medios utilizados.
Producción KanbanIndica la producción necesaria para suministrar piezas a un proceso posterior.
Retiro KanbanEste símbolo representa una tarjeta que indica a un operador o manipulador de materiales que traslade piezas de un supermercado a un proceso.
Señal KanbanEste símbolo Kanban se usa cuando los niveles de inventario en un supermercado caen al mínimo y señala la producción de un número específico de piezas.
Publicación KanbanEste icono indica una ubicación para recopilar señales Kanban, normalmente ubicada cerca de un supermercado. En un sistema de dos tarjetas, se puede usar para intercambiar Kanban de retiro y producción.
Proceso de extracciónEste proceso de extracción elimina la necesidad de almacenamiento de inventario en supermercados entre procesos al proporcionar instrucciones a un proceso de subensamblaje para producir rápidamente un pedido de cliente específico.
Nivelación de cargaUna herramienta que agrupa Kanbans para nivelar la variedad y el volumen de producción.
MRP/ERPProgramación utilizando un sistema de control de inventario, como la planificación de requisitos de material (MRP).
Punto de observaciónA veces, la información se recopila a través de la observación, como cuando un supervisor toma una decisión de producción después de verificar visualmente el inventario.
Información verbalEsto representa el flujo de información que se pasa verbalmente.
Fuente: Lucidchart

Forma un equipo de trabajo

Forma un equipo multifuncional de gerentes y supervisores de alto nivel de toda tu compañía. Los representantes de múltiples departamentos (por ejemplo: ventas, servicio al cliente, operaciones) ayudarán a garantizar que la información se transmita libremente. Considera la inclusión de tus proveedores más importantes, una perspectiva externa puede ser útil.

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El tamaño ideal del equipo es de 10 miembros.

Planifica un evento Kaizen para elaborar el VSM

Una vez que hayas formado tu equipo VSM, el siguiente paso es realizar un evento kaizen, donde el equipo debe completar cuatro pasos importantes:

  1. Determinar la familia de procesos.
  2. Dibujar el mapa del estado actual.
  3. Determinar y dibujar el mapa del estado futuro.
  4. Redactar un plan para llegar al estado futuro.

Identificar el flujo de valor

El primer caso para crear un mapa de flujo de valor es identificar el proceso que deseas analizar. Esto podría ser un producto o servicio específico, o un proceso empresarial más amplio.

Es importante tener una comprensión clara del proceso y sus entradas y salidas antes de comenzar a mapearlo. Debes recopilar datos y observar el proceso en acción para obtener una imagen completa de cómo funciona.

Una vez que tienes una comprensión clara del proceso, puedes comenzar a crear un mapa de flujo de valor.

Mapa del estado actual

El primer paso para crear un mapa de flujo de valor es trazar el estado actual del proceso. Esto implica identificar todos los pasos del proceso y documentarlo en el mapa en dos ámbitos: externo e interno.

Se empieza el dibujando el VMS externo mediante el uso de un icono de una empresa y un cuadro de datos en la esquina de arriba del lado derecho del papel (García y Gandia, 2019); debes llenar la caja de datos con la lista de requerimientos del cliente, como unidades por día, número de cambios, complejidad y otra información de producción.

El siguiente paso es delinear los procesos de producción básicos de los proveedores. Usa una caja de datos en el lado izquierdo del mapa para representar a los proveedores.

Value Stream Mapping externo. Fuente: García y Gandia (2019).
Value Stream Mapping externo. Fuente: García y Gandia (2019).

Posterior a esto se elabora el VSM interno. El equipo debe iniciar por el departamento de envíos. Es importante que incluyas todas las entradas y salidas de cada paso, así como cualquier retraso o cuello de botella en el proceso. Asimismo, debes reunir la información del proceso productivo, incluyendo todas las máquinas de proceso, inventario y todos los tiempos de ciclo entre cada proceso de un producto.

Esto te dará una idea clara de cómo funciona actualmente el proceso y dónde puede haber oportunidades de mejora.

Value Stream Mapping interno. Fuente: García y Gandia (2019)
Value Stream Mapping interno. Fuente: García y Gandia (2019)

Analizar el estado actual o de la muda (desperdicio)

Luego de mapear el estado actual del proceso, es hora de analizarlo. Busca áreas donde haya demoras, cuellos de botella o desperdicio. Esto podría incluir pasos innecesarios, procesos redundantes o uso ineficiente de recursos.

Una vez que hayas identificado las áreas que generan los problemas, puedes comenzar a pensar en soluciones para mejorar el proceso.

Es importante que involucres a todas las partes interesadas del proceso, incluidos los empleados, gerentes y clientes, para garantizar que se tengan en cuenta las necesidades de todos.

Ohno, el responsable del sistema de producción de Toyota, clasifica la eliminación del desperdicio en: sobreproducción, espera, inventario, transporte, sobre el proceso, movimientos y defectos.

Diseña el futuro: Mapa del estado futuro

Una vez que hayas analizado el estado actual del proceso e identificado áreas de mejora, es hora de diseñar el estado futuro. Esto implica crear un nuevo mapa de procesos que incorpore los cambios que deseas realizar, que se denomina mapa del estado futuro.

El estado futuro debe estar diseñado para eliminar el desperdicio, reducir el tiempo de entrega y mejorar la eficiencia general. De igual forma que en el paso anterior, debes involucrar a todas las partes interesadas para garantizar que el nuevo proceso satisfaga las necesidades de todos.

Una vez que se ha diseñado el estado futuro, es hora de implementar los cambios y monitorear los resultados. La mejora continua es clave para optimizar sus procesos comerciales y mantenerse por delante de la competencia.

Conclusión

La herramienta Value Stream Mapping (VSM) de la producción Lean te puede ayudar a identificar los problemas de los procesos de producción de servicios o productos de tu empresa.

Mediante la visualización de mapas del estado actual y del estado futuro puedes identificar las oportunidades de mejora.

Referencias bibliográficas

Abideen, A. and Mohamad, F.B. (2021), «Improving the performance of a Malaysian pharmaceutical warehouse supply chain by integrating value stream mapping and discrete event simulation«, Journal of Modelling in Management, Vol. 16 No. 1, pp. 70-102. https://doi.org/10.1108/JM2-07-2019-0159

Ali-Asghar Dadashnejad & Changiz Valmohammadi (2019) Investigating the effect of value stream mapping on overall equipment effectiveness: a case study, Total Quality Management & Business Excellence, 30:3-4, 466-482, DOI: 10.1080/14783363.2017.1308821

American Society for Quality. 2023. WHAT IS VALUE STREAM MAPPING (VSM)?

García Cantó, M. y Amador Gandia, A. (2019). Cómo aplicar “Value Stream Mapping” (VSM). 3C Tecnología. Glosas de innovación aplicadas a la pyme, 8(2), pp. 68-83.

Marquina, M. V. H., Zwolinski, P., & Mangione, F. (2021). Application of Value Stream Mapping tool to improve circular systems. Cleaner Engineering and Technology, 5, 100270.

Paredes-Rodríguez, A. M. (2017). Aplicación de la herramienta Value Stream Mapping a una empresa embaladora de productos de vidrio. Entramado, 13(1), 262-277.

Ramani, P.V. and KSD, L.K.L. (2021), «Application of lean in construction using value stream mapping«, Engineering, Construction and Architectural Management, Vol. 28 No. 1, pp. 216-228. https://doi.org/10.1108/ECAM-12-2018-0572

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