Con frecuencia cuando iniciamos la gestión de un proyecto no tenemos claro todos los requisitos, o cambiamos de opinión durante el desarrollo del mismo.
Esto puede provocar cambios que no estaban previstos y que impactan de forma negativa en la duración del proyecto, su alcance, presupuesto y en las expectativas de los clientes.
En todo caso, nos surge la pregunta ¿Cómo gestionar estos proyectos en un entorno que cambia rápidamente? La respuesta está en las metodologías ágiles.
Las metodologías ágiles, a diferencia de la gestión tradicional de proyectos, permiten a las empresas la gestión de sus proyectos de forma flexible, autónoma y eficaz, reduciendo los costos y aumentando la productividad.
Aunque inicialmente las metodologías ágiles fueron diseñadas para la industria del software su aplicación se viene dando en los diferentes campos empresariales y en la educación.
Según el 14th Annual State of Agile Report, las metodologías ágiles no solo se limitan a las organizaciones de software; las organizaciones la vienen adoptando en el desarrollo de software (37%), IT (26%), operaciones (12%), marketing (7%), recursos humanos (6%), ventas (5%), entre otros.
Las metodologías ágiles pueden ser empleadas en la gestión de proyectos en general, especialmente en áreas de innovación, y en un contexto de incertidumbre. Ágiles pueden ayudarte, en base a la experimentación, a innovar con tus proyectos.
¿Qué son metodologías ágiles?
La historia de las metodologías “Agile” se inicia cuando la industria del desarrollo del software dio cuenta de que la forma tradicional de trabajo retrasaba la entrega del producto final. Esto generó que los lideres de la industria se reúnan en el 2001.
Las metodologías ágiles se definen como un conjunto de tareas y procedimientos dirigidos a la gestión de proyectos; permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto.
Es importante destacar que “Agile” es mucho más que una metodología, es una filosofía que supone una forma distinta de trabajar y de organizarse.
Debe conocer que Molina et al, (2015) destaca que la principal particularidad de las metodologías ágiles es la flexibilidad, los proyectos en desarrollo son subdivididos en proyectos más pequeños, incluye una comunicación constante con el usuario, son altamente colaborativos y es mucho más adaptable a los cambios.
Una característica importante en el uso de las metodologías ágiles es que no se necesitan definir, al inicio de los proyectos, la totalidad del alcance del mismo; lo que se convierte en una ventaja debido a la flexibilidad en la ejecución del proyecto.
Asimismo, el resultado final de la aplicación de las metodologías ágiles es un producto o proyecto que satisfaga las necesidades de los clientes y que se ha elaborado con costos bajos, mínimos desechos y en menor tiempo (Kurup y Kala, 2015).
Valores del Manifiesto agile
En el año 2001, un grupo de desarrolladores de software se reunió para exponer nuevas técnicas de desarrollo de software. Ellos establecieron valores y principios de las metodologías ágiles.
Los cuatro valores del manifiesto agile son:
- Individuos e interacciones por encima de procesos y herramientas: El equipo de trabajo debe trabajar unido para alcanzar los objetivos.
- Software que funciona por encima de excesiva documentación: Tradicionalmente, se genera una gran cantidad de documentación. Es más importante gastar tiempo y energías en un software que funcione y que poder entregar al cliente.
- Colaboración con el cliente por encima de las negociaciones: La relación entre el cliente y el equipo de desarrollo debe ser fluida, es importante generar un ambiente de confianza.
- Respuesta al cambio por encima del seguimiento de un plan establecido: Es necesario que el equipo esté preparado para los cambios que puedan surgir durante el proceso de desarrollo de software.
Principios del manifiesto agile
En el manifiesto agile también se incluyen 12 principios que surgen de los valores descritos:
- La satisfacción del “cliente” mediante tempranas y continuas entregas de software
- Aceptar de forma positiva los cambios y otorgar una ventaja competitiva
- Dividir el desarrollo en entregas frecuentes
- Posibilidad de retroalimentación entre el equipo y el cliente durante el proyecto
- Individuos motivados. Proporcionar el entorno y apoyo necesario y confiar en ellos.
- El diálogo cara a cara como método para comunicar información dentro de un equipo de desarrollo
- El software que funciona es la medida principal de progreso
- Los procesos ágiles promueven un desarrollo sostenible. Promotores, desarrolladores y usuarios deben ser capaces de mantener una paz constante
- La atención continua a la calidad técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
- La simplicidad es esencial
- Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de los equipos auto organizados
- Regularmente, el equipo reflexiona sobre cómo llegar a ser más efectivo.
Gestión de proyectos con metodologías ágiles
Como conoces, la gestión tradicional de proyectos se basa en la planificación de las tareas, y en el posterior seguimiento y control de la ejecución. Esta gestión se basa en un enfoque “predictivo”, cuyo objetivo es lograr la ejecución del proyecto según los “previsto”.
Sin embargo, en un entorno cambiante, la gestión tradicional de proyectos es difícil de aplicar. En este contexto, necesitamos de metodologías que le den una mayor importancia a la utilidad o resultado a obtener.
En la tabla 1 te presento una comparación entre las metodologías tradicionales y ágiles para la gestión de proyectos.
Tabla 1. Comparación entre metodologías tradicionales y ágiles para la gestión de proyectos
| Metodologías tradicionales | Metodologías ágiles |
| Predictivos | Adaptativos |
| Basadas en estándares | Basadas en buenas prácticas aprendidas y experiencias. |
| Orientados a procesos | Orientados a personas |
| Inflexibles o procesos rígidos | Preparadas para cambios en el proyecto |
| Normas impuestas externamente | Normas impuestas internamente |
| Jerárquicas, donde se aplican políticas/normas | Procesos con menos principios |
| Se concibe como un proyecto | Un proyecto subdividido en varios proyectos más pequeños |
| Hay un contrato previo | No hay contrato, o si hay, es flexible |
| Diálogo cliente-desarrollador inexistente | Cliente integrado en el equipo |
| Grupos grandes y en distintas localizaciones | Pequeños grupos trabajando en el mismo sitio |
| Muchos roles en la organización | Pocos roles |
| Documentación extensa | Poca documentación |
| La arquitectura es esencial | Menos énfasis en la arquitectura |
Ventajas de las metodologías ágiles
De acuerdo con los investigadores, las principales ventajas de las metodologías ágiles son:
- Mejora de la calidad del producto
- Mayor satisfacción del cliente
- Mayor motivación de los trabajadores
- Trabajo colaborativo
- Uso de métricas más relevantes
- Mayor control y capacidad de predicción
- Reducción de costos
Desventajas de las metodologías ágiles
Ágiles no es una panacea, según Jordán (2020) las principales desventajas de las metodologías ágiles son:
- Es fácil caer en el error de que un desarrollo ágil no necesita documentación.
- La falta de documentación puede hacer caer en malentendidos a cliente y desarrollo. Algo escrito “no se puede borrar” sin embargo, algo dicho de palabra puede crear problemas.
- En ocasiones, si no se cuenta con la documentación adecuada, puede producirse una disminución de la reusabilidad del código.
- Deuda técnica: Estos métodos de trabajo se centran en las personas y no en la documentación, por tanto, si un proyecto fracasa, la comprensión del sistema queda en su mayor parte en manos del equipo de desarrollo.
- Miedo al fracaso: si un proyecto ágil fracasa, es común volver a los métodos de trabajo tradicionales.
- Suele existir una fuerte dependencia de los responsables. La persona encargada de liderar el proyecto centraliza las decisiones.
Asimismo, Koi-Akrofi (2019) destaca que las principales razones por las cuales fracasan las metodologías ágiles son:
- Insuficiente experiencia con las metodologías ágiles
- Poco conocimiento de los cambios organizacionales que se necesitan
- Filosofía o cultura de la compañía en contradicción con los principios ágiles.
¿Cuándo emplear metodologías ágiles?
A estas alturas debes estar preguntando cuando emplear las metodologías ágiles. Lo primero que debes analizar es si tu compañía esta preparada la implementarlas.
Según Rigby et al (2016) ágile es más efectiva y fácil de implementar bajo condiciones comúnmente encontradas en la innovación de software: el problema a ser solucionado es complejo; las soluciones son inicialmente desconocidas, y los requerimientos del producto probablemente cambien; el trabajo puede ser modularizado; la colaboración con los usuarios finales es factible; y los equipos creativos suelen superar a los grupos de mando y control.
Sin embargo, el mismo Rigby et al (2016) también destaca que las condiciones citadas son comunes en las funciones de desarrollo de productos, proyectos de marketing, actividades de planificación estratégica, desafíos de la cadena de suministro y decisiones para orientar los recursos.
Kurup y Kala (2015) destacan que la gestión de proyectos ágiles pueden ser adaptados técnicamente a toda clase de proyectos; no obstante, existen algunas características donde las metodologías ágiles son más favorables:
- Requerimientos dinámicos
- Naturaleza iterativa
- Filosofía interactiva y participación activa de los usuarios
- Un equipo competente
- Costo aceptable del fracaso
Asimismo, Rigby et al (2016) indican que las condiciones correctas para el uso de las metodologías ágile se describen en la siguiente tabla.
Tabla 2. Condiciones adecuadas para las metodologías Ágile
| Condiciones | Favorable | Desfavorable |
| Entorno del mercado | Las preferencias de los clientes y las opciones de solución cambian frecuentemente | Las condiciones del mercado son estables y predecibles. |
| Participación del cliente | Son factibles la colaboración cercana y la rápida retroalimentación Los clientes conocen mejor lo que quieren a medida que avanza el proceso | Los requisitos son claros desde el principio y se mantendrán estables. Los clientes no están disponibles para una colaboración constante. |
| Tipo de innovación | Los problemas son complejos, las soluciones desconocidas, y el alcance no está claramente definido. Las especificaciones del producto pueden cambiar. Los avances creativos y el tiempo de comercialización son importantes. La colaboración multifuncional es vital. | Se ha realizado un trabajo similar antes, y los innovadores creen que las soluciones son claras. Las especificaciones detalladas y los planes de trabajo se pueden pronosticar con confianza y deben cumplirse. Los problemas se pueden resolver secuencialmente en silos funcionales. |
| Trabajo modular | Los desarrollos incrementales tienen valor, y los clientes pueden usarlos. El trabajo puede ser dividido en partes y realizados en ciclos rápidos e iterativos. Los cambios de última hora son gestionables. | Los clientes no pueden empezar a probar las partes del producto hasta que esté completo. Los cambios a último momento son caros o imposibles. |
| Impacto de los errores | Ellos proveen aprendizajes valiosos | Ellos pueden ser catastróficos |
Metodologías ágiles más utilizadas
De acuerdo con el 14th Annual State of Agile Report (2020), la metodología ágile SCRUM (58%), y sus variantes, es la más usada por las empresas encuestadas; seguida por Kanban (7%), Iterative Development (4%) y Programación Extrema (1%).
A continuación brindaremos una descripción de cada las metodologías ágiles más utilizadas:
SCRUM
Según Molina et al. (2018) la metodología SCRUM es un marco de trabajo diseñado para lograr la colaboración eficaz del equipo de trabajo, emplea un conjunto de reglas y se definen roles para generar una estructura de correcto funcionamiento.
Scrum se basa en la teoría de control de procesos empírica o empirismo; existen tres pilares fundamentales que soportan el control del proceso empírico: transparencia, inspección y adaptación (López, 2015).
Aunque SCRUM nació centrado en el desarrollo de software, su aplicación puede trasladarse casi a cualquier contexto (Jordán, 2020). De esta forma se convierte en una herramienta que debes dominar.
La idea de Scrum es realizar entregas parciales del producto final, ejecutando el proyecto en ciclos cortos y de una determinada duración.
Scrum define tres roles:
- Scrum master: lidera el equipo asegurándose que cumpla las reglas y procesos. Es el encargado de asegurar que el equipo adopte las teorías, prácticas y reglas de la metodología scrum.
- Dueño del producto: representante de los accionistas y clientes que usan el software. Es el responsable de transmitir al equipo de desarrollo la visión del producto que se desea crear, aporta la perspectiva de negocio.
- Equipo de desarrollo: grupo de profesionales encargados de convertir la lista de requerimiento en funcionalidades del software. Mantiene una organización horizontal en la que cada miembro del equipo se auto-gestión y se organiza libremente en la definición y ejecución de los distintos sprints.
La metodología Scrum describe cuatro hitos importantes:
- Reunión de planificación del sprint
- Scrum diario
- Revisión del Sprint
- Retrospectiva del Sprint
Kanban
El objetivo principal del método Kanban es la visualización rápida de todo el trabajo de un simple vistazo, así como las personas encargadas de cada una de esas tareas (Jordán, 2020). El origen de Kanban se encuentra en los sistemas de producción “Just In Time” (JIT).
Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjeta visuales” y se utiliza para controlar el avance continuo de trabajo en proyectos.
El método Kanban se basa en un tablero donde se presentan tres columnas:
- Tareas por hacer
- Tareas en progreso
- Tareas acabadas
Ovan et al (2018) describe que los beneficios de la metodología ágile Kanban en la manufactura incluye:
- Limitar el trabajo en progreso (WIP),
- Seguimiento y control del proceso de producción
- Programación visual
- Mejorar el flujo
- Capacidad de respuesta a los cambios
- Facilitar una alta producción
- Prevenir la sobreproducción
- Mejorar la utilización de la capacidad
- Reducir el tiempo de producción
Programación extrema (eXtreme Programming – XP)
La principal particularidad de la metodología ágile de programación extrema son las historias de usuario, las cuales corresponden a una técnica de especificación de requisitos.
El objetivo de la programación extrema es el de potenciar las relaciones interpersonales, valorando las interacciones del equipo, su desarrollo, aprendizaje y propiciando un buen clima de trabajo (Muñoz, 2020).
En la programación extrema se realiza el proceso denominado “Planning game”, que define la fecha de cumplimiento y el alcance de una entrega funcional, el cliente define las historias de usuario y el desarrollador con base en ellas establece las características de la entrega, costos de implementación y número de interacciones para terminarla.
¿Cómo capitalizar el potencial de las metodologías ágiles?
Para aprovechar el potencial de las metodologías ágiles debes seguir las seis prácticas claves que que los líderes deben adoptar si ellos quieren capitalizar el potencial agile, las mismas que fueron identificadas por Rigby (2016):
1) Aprender sobre cómo Agile realmente trabaja
2) Conocer donde las metodologías ágiles funciona y donde no
3) Inicie en pequeño y luego deje que se propague
4) Permitir que los equipos “maestros” personalicen sus prácticas
5) Práctica Agile en la alta dirección
6) Destruye las barreras para los comportamientos Ágile.
¿Dónde estudiar metodologías ágiles?
Si eres un gestor de proyectos o estas orientado a promover la innovación, tienes que desarrollar tus capacidades. Al respecto, existen una serie de programas y cursos gratuitos para que aprendas metodologías ágiles.
Puedes aprender desde gestión de proyectos ágile, el uso de scrum para la gestión de proyectos, principios y prácticas de liderazgo ágile, innovación con ágile y habilidades para solucionar problemas, la metodología ágile, introducción al pensamiento ágile, entre otros que fortalecerán tus capacidades.
Solo tienes que acceder gratis a la plataforma edX para acceder a los programas y cursos sobre ágile.
Conclusión
Las metodologías ágiles se han convertido en un enfoque importante en la gestión de proyectos en entornos cambiantes. De esta forma puedes ganar flexibilidad en la administración de tus proyectos, atender a las expectativas de tus clientes, pero sobre todo obtener resultados que benefician a tu organización.
Los beneficios de ágiles son mayores a las limitaciones; sin embargo, esto representa algunos desafíos, como por ejemplo, un cambio en la cultura de tu compañía y el desarrollo de capacidades de tu equipo para implementar las metodologías ágiles.
Referencias:
Jordán D. 2020. Estudio sobre las metodologías ágiles y metodologías tradicionales para gestión de proyectos de software. Trabajo Fin de Master en Dirección de Proyectos Informáticos. Escuela Politécnica Superior de la Universidad de Alcalá. 61 p.
Koi-Akrofi G., J. Koi-Akrofi and H. Akwetey. 2019. UNDERSTANDING THE CHARACTERISTICS, BENEFITS AND CHALLENGES OF AGILE IT PROJECT MANAGEMENT: A LITERATURE BASED
PERSPECTIVE. International Journal of Software Engineering & Applications (IJSEA), Vol.10, No.5.
Kurup D. y S. Kala. 2015. Agile Project Management – Benefits and Challenges. Research Paper for ISM6316.001 Project Management. University of South Florida.
López R. 2015. Metodologías Ágiles de Desarrollo de Software Aplicadas a la Gestión de Proyectos Empresariales. REVISTA TECNOLÓGICA N° 8. ENERO – DICIEMBRE 2015.
Molina Montero B., Harry Vite Cevallos, Jefferson Dávila Cuesta. 2018. Metodologías ágiles frente a las tradicionales en el proceso de desarrollo de software. Espirales, Vol 2, No 17.
Muñoz Vázquez, Ignacio. 2020. Herramientas de creatividad y metodologías ágiles para la innovación educativa. Universidad Internacional de Andalucía. 16 p.
Navarro A., J. Fernández, J. Morales. 2013. Revisión de metodologías ágiles para el desarrollo de software. Prospect. Vol. 11, No. 2, Julio – Diciembre de 2013, págs. 30-39
Ovan, M., D. Dennehy, K. Conboy, M. Oivo. 2018. Kanban in software engineering: A systematic mapping study. The Journal of Systems and Software. https://doi.org/10.1016/j.jss.2017.11.045
Rial J. 2019. Aplicación de Metodologías Ágiles a Desarrollo de Proyectos. Trabajo fin de Máster Universitario en Ingeniería Industrial. Universidad de Sevilla, 93 p.
Rigby D., J. Sutherland, H. Takeuchi. 2016. Embracing Agile. Harvard Business Review.
