Cómo implementar la metodología Lean en tu negocio

Milthon Lujan Monja

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La metodología Lean es un tipo de gestión de proyectos centrado en aumentar la eficiencia, la velocidad y el ahorro de costos. Con Lean puedes identificar procesos innecesarios o redundantes en tu negocio, optimizar procesos y reducir o eliminar costos.

Una organización caracterizada por la práctica Lean es altamente adaptable a su entorno en constante cambio, en comparación con sus pares, debido al aprendizaje sistemático y continuo generado por el pensamiento y la práctica Lean.

A través de la experimentación continua, los trabajadores y gerentes de las empresas aprenden innovando en su trabajo, para obtener una calidad y un flujo cada vez mejores, menos tiempo y esfuerzo, y costos más bajos (Lean Enterprise Institute).

Lean es considerada como la más popular filosofía de gestión y seguirá vigente en el contexto de la industria 4.0 (Ainhoa et al., 2020); en este sentido, es importante que adquieras el conocimiento y la habilidad para implementar procesos Lean en tu organización.

¡Descubre cómo la metodología Lean puede mejorar el éxito de tu negocio!

¿Qué es Lean?

La metodología Lean es una evolución del Toyota Production System que implementó la industria japonesa luego de la Segunda Guerra Mundial. El ingeniero industrial Taichi Ohno de Toyota fue el primero en desarrollar la metodología Lean en los años 50.

James Womack y Daniel Jones fueron los que estructuraron y establecieron los principios del método Lean, en sus publicaciones en los año 90, como consecuencia de sus estudios del éxito de la industria japonesa.

Womack y Jones (1996) definen Lean como “una forma de hacer más y más con menos y menos: menos esfuerzo humano, menos equipo, menos tiempo y menos espacio, mientras te acercas cada vez más a brindar a los clientes exactamente lo que quieren”.

Por su parte, el Lean Enterprise Institute define el Lean “cómo una forma de pensar sobre la creación del valor necesario con menos recursos y menos desperdicio; en este sentido, la metodología Lean se centra en la racionalización de los procesos y la reducción de coste para proporcionar el máximo valor“.

La metodología Lean se sustenta en tres ideas muy simples:

  1. Entrega de valor desde la perspectiva de tu cliente.
  2. Eliminar los desechos.
  3. Mejora continua.

Lean propone identificar lo que aporta valor y eliminar todo lo demás. Esto se traduce en una mayor eficiencia, una mejor experiencia del cliente y un ahorro de costes.

Para implementar la metodología Lean en tu negocio, es importante que comprendas los fundamentos de 5S, Kaizen, Kanban y Value Stream Mapping (mapa de flujo de valor). Estos enfoques son la base para cualquier implementación Lean exitosa.

¿Cuáles son los 5 principios Lean?

Los cinco principios para la implementación de Lean son definidos por Womack y Jones (1996) son: valor, flujo de valor, flujo, atracción y perfección.

Principios de la Metodología Lean. Fuente: Lean Enterprise Institute
Principios de la Metodología Lean. Fuente: Lean Enterprise Institute, CC BY 4.0, via Wikimedia Commons

Valor

El valor se determina desde la perspectiva del cliente y se relaciona con cuánto está dispuesto a pagar por los productos o servicios. Luego, este valor lo crea el fabricante o el proveedor de servicios.

El valor radica en el problema que está tratando de resolver para el cliente. Más específicamente, en la parte de la solución que su cliente está activamente dispuesto a pagar. Cualquier otra actividad o proceso que no aporte valor al producto final se considera desperdicio.

En este sentido, lo primero que debes hacer es identificar el valor que se desea entregar y que responda a las necesidades del cliente.

Mapa del flujo de valor

Este principio implica que debes mapear el flujo de trabajo de tu empresa. Tienes que incluir todas las acciones y personas involucradas en la entrega del producto final al cliente.

En este sentido, debemos analizar los materiales y otros recursos necesarios para producir un producto o servicio, con el objetivo de identificar desperdicios y oportunidades de mejora.

La aplicación del principio Lean del mapeo del flujo de valor te mostrará dónde se genera valor y en qué proporción las diferentes partes del proceso producen o no valor.

El flujo de valor cubre todo el ciclo de vida de un producto, desde las materias primas hasta su eliminación.

Crear el flujo de trabajo

El principio de crear el flujo de trabajo trata de eliminar las barreras funcionales para mejorar los plazos de entrega. Esto asegura que los procesos fluyan sin problemas y pueden llevarse a cabo con un retraso mínimo u otros desperdicios.

El desarrollo de un producto o servicio a menudo incluirá trabajo en equipo multifuncional. Los cuellos de botella y las interrupciones pueden aparecer en cualquier momento.

El dividir el trabajo en lotes más pequeños y visualizar el flujo de trabajo, te permitirá detectar y eliminar fácilmente los obstáculos del proceso.

Establecer un sistema de extracción

Un sistema de extracción funciona al comenzar a trabajar solo cuando hay demanda. Esto es lo opuesto a los sistemas push, que se utilizan en los sistemas de planificación de recursos de fabricación.

El sistema de extracción puede implicar que los equipos solo avancen hacia nuevas tareas una vez que se hayan contemplado los pasos anteriores, lo que permite que el equipo se adapte a los desafíos a medida que surjan, sabiendo que el trabajo anterior aún es aplicable en su mayoría para entregar el producto o servicio.

Perfección o mejora continua

Lean requiere una evaluación y mejora continua de los procesos y procedimientos para eliminar continuamente el desperdicio en un esfuerzo para encontrar el sistema perfecto para el flujo de valor.

Existen diferentes técnicas para fomentar la mejora continua. Por ejemplo, cada equipo puede tener una reunión diaria para discutir lo que se ha hecho, lo que se debe hacer y los posibles obstáculos, una manera fácil de procesar las mejoras a diario.

Roles y responsabilidades de un programa Lean

Ahora que ya conoces los principios que debes tener en cuenta la implementar la metodología Lean es importante que conozcas los diferentes actores que participan del proceso.

Dentro de un programa Lean, existen un grupo de roles importantes que describimos a continuación:

Maestros Lean

Los maestros lean son líderes expertos en esfuerzos Lean, que impulsan a la organización hacia el estado futuro. Trabajan con el equipo central y los líderes para gestionar los esfuerzos Lean, incluido el desarrollo de material de capacitación, la instrucción de los líderes y profesionales Lean, y la tutoría de proyectos.

Los Lean masters también ayudan a administrar la cartera de proyectos y lideran proyectos de mayor alcance.

Líderes Lean

Los líderes Lean, también conocidos como los Facilitadores Lean, son expertos en la metodología Lean. Idealmente, están dedicados a tiempo completo a liderar eventos y otros proyectos de mejora.

Los Facilitadores Lean son expertos en la aplicación de herramientas y principios Lean para reducir el desperdicio, mejorar los procesos, ganar eficiencia y aumentar la productividad.

Practicante Lean

Estos profesionales de tiempo parcial llevan el lenguaje Lean a las partes más profundas de la organización. Apoyan y, a veces, lideran proyectos de menor escala, y también ayudan a los Líderes Lean y los Maestros Lean con actividades de equipo y aplicación de herramientas.

Propietarios de procesos y miembros del equipo

Los propietarios de procesos y los miembros del equipo ayudan con los proyectos y la aplicación de herramientas, así como con la implementación y el control continuo de las mejoras.

También están involucrados con el cambio cultural a nivel local, así como con la identificación y ejecución de proyectos.

¿Por qué es importante la metodología Lean para tu empresa?

Los desperdicios en la industria, ya sean trabajadores ociosos, procesos deficientes o materiales no utilizados, son una carga para la productividad, y la metodología Lean tiene como objetivo eliminarlos.

Aunque el sistema de gestión Lean inició en la fabricación, en la actualidad es ampliamente usado para procesos de mejora en todos los sectores, incluida la logística y distribución, servicios, minorista, cuidado de la salud, construcción, mantenimiento, desarrollo de software y la educación superior (Millard, 2022).

Los investigadores reportan cuatro beneficios de la implementación de la metodología Lean en tu compañía:

  • Eliminar el desperdicio: El desperdicio es un factor negativo para los costes, los plazos y los recursos. No proporciona valor a los productos o servicios.
  • Mejorar la calidad: La mejora de la calidad permite que las empresas sigan siendo competitivas y satisfagan las necesidades y deseos cambiantes de los clientes.
  • Reducción de los costos: la sobreproducción o tener más materiales de los necesarios genera costos de almacenamiento, que pueden reducirse mediante una mejor gestión de procesos y materiales.
  • Reducción del tiempo: perder el tiempo con prácticas de trabajo ineficientes también es una pérdida de dinero, mientras que las prácticas más eficientes crean tiempos de entrega más cortos y permiten que los bienes y servicios se entreguen más rápido.

Asimismo, Moyano et al (2021) describen que hay una mejora en la eficiencia de la empresa cuando la gestión Lean se extiende a lo largo de la cadena de suministro; y recomiendan que los gerentes deben prestar atención a la transferencia de la metodología Lean a los miembros de su cadena de suministro.

Consejos para implementar procesos Lean

El pensamiento Lean siempre comienza con el cliente: ¿Qué valora el cliente? o ¿Qué problema necesita resolver el cliente?

La práctica Lean inicia con las acciones que directa o indirectamente crean valor para el cliente, y las personas que realizan ese trabajo.

Algunas preguntas guías son:

¿Cuál es el propósito impulsado por el valor? O ¿Cuál es el problema a resolver?

¿Cuál es el trabajo a realizar para resolver el problema?

¿Qué capacidades se requieren para hacer el trabajo para resolver el problema?

¿Qué sistema de gestión se requiere?

¿Qué pensamiento básico, incluidas las mentalidades y los supuestos, requiere la organización como un sistema sociotécnico impulsado por un propósito?

Una vez que comprenden los fundamentos de la metodología Lean, es hora de comenzar a buscar áreas que necesitan mejoras en tu negocio.

Identifica áreas de mejora en su negocio

Comienza por crear un mapa de flujo de valor que pueda ayudar a identificar dónde existen ineficiencias. Además identifica las actividades que son necesarias para proporcionar valor al cliente y pregúntate si hay una mejor manera de realizarlas.

Concéntrate en eliminar cualquier proceso o actividad que no proporcione valor y optimiza los que sí lo hacen.

Planifica cómo mejorar continuamente el rendimiento

La metodología Lean no es un proyecto único y requiere una planificación cuidadosa para que se implemente con éxito. Es importante pensar en cómo puede continuar buscando nuevas formas de mejora.

Utiliza las reuniones de tu equipo, las revisiones de procesos y otras fuentes de comentarios para identificar problemas y oportunidades.

Trata de reducir constantemente el desperdicio y mejora el rendimiento, pero también toma nota de cuándo ha llegado al punto de disminución de los rendimientos en cualquier proyecto o actividad en particular.

8 tipos de desperdicios en Lean Manufacturing

Por otro lado, un aspecto a considerar cuando implementas la metodología Lean son los desperdicios. Los desperdicios se definen como el trabajo innecesario, resultado de errores, pobre organización o comunicación.

Aunque existe un debate entre los profesionales responsables de la calidad, si son siete u ocho desperdicios en Lean; la tesis de ocho desperdicios de Lean tienen mayor aceptación debido a que su eliminación puede directamente beneficiar a los empleados y empleadores.

De acuerdo con la American Society for Quality (ASQ), los ocho tipos de origen de desperdicios en Lean se pueden recordar usando el acrónimo en inglés DOWNTIME:

Defects = Defectos

Overproduction = Sobreproducción

Waiting = Espera

Non-utilized talent = Talento no utilizado

Transportation = Transporte innecesario

Inventory = Exceso de Inventario

Motion = Movimiento innecesario de personas, equipamiento o maquinaria

Extra-processing = Procesamiento adicional

Priorizar procesos y actividades para lograr el máximo efecto

La implementación de la metodología Lean es un proceso continuo que requiere priorizar continuamente procesos y actividades para mejorar. Sin embargo, priorizar qué procesos y actividades se mejoran primero a menudo puede ser una decisión difícil de tomar.

Debes empezar centrándote en los proyectos que tienen el mayor impacto, como aquellos por ejemplo, aquellos que brindan los mayores ahorros de costos o mejoran la satisfacción del cliente.

Luego prioriza los proyectos restantes de acuerdo a la urgencia e importancia.

Medir qué tan bien están funcionando los principios Lean

Debes establecer indicadores clave de rendimiento medibles para realizar un seguimiento de los resultados.

Concéntrate en hacer un seguimiento de cómo estaban las cosas antes de comenzar a implementar la metodología Lean y cómo están ahora. Esto te permitirá asegurarte de que cualquier cambio que hayas realizado contribuya a tus objetivos generales.

Considera medir la calidad, el costo, los tiempos de entrega, los tiempos de respuesta y la satisfacción del cliente, debido a que todos estos se ven afectados por la implementación de Lean.

Ventajas y desventajas de la metodología Lean

Lean tiene varias ventajas y desventajas dependiendo de cómo y dónde es implementado.

Generalmente se cree que la implementación de la metodología Lean se aplica sólo a las empresas grandes; lo cual es totalmente erróneo. Lean se puede aplicar a cualquier tipo de compañía, y organización.

Alkhoraif et al (2019) publicaron una revisión de la implementación de Lean en pequeñas y medianas empresas, en donde concluyen que los factores críticos de éxito incluyen: cultura de organización, posición financiera, experiencia y habilidades, rendimiento de los sistemas de evaluación, y estilo de liderazgo y gestión.

Por su parte, si tu interés es promover la sostenibilidad ambiental de tu compañía, Dieste et al (2019) realizaron un estudio donde demuestran que Lean conduce a una gestión más sostenible de las empresas, debido a que impulsa la formulación y el logro de objetivos “verdes” como la eliminación de desechos y la prevención de la contaminación.

Asimismo, si estás en camino a implementar una empresa inteligente, los principios Lean son importantes en tu estrategia. Bokhorst et al (2022) exploraron en qué medida la adopción y el rendimiento de las tecnologías de fabricación inteligente se basan en la adopción de los principios Lean, concluyendo que la aplicación de principios lean es necesaria para las empresas inteligentes.

En la tabla 1 resuminmos las ventajas y desventajas de la implementación de la metodología Lean citadas por TWI Global e Infinity. De esta forma, recomendamos que te concentres en las potenciales desventajas, debido a que podrían constituirse en algunas limitaciones o barreras durante la implementación de un proceso Lean.

Tabla 01. Ventajas y desventajas de la implementación de la metodología Lean

VentajasDesventajas
Ahorro de tiempo y dinero:
Los flujos de trabajo, la asignación de recursos, la producción y el almacenamiento más eficientes pueden beneficiar a las empresas.
Seguridad y bienestar de los empleados:
Al centrarse en la eliminación de desperdicios y la simplificación de los procedimientos, es posible pasar por alto el estrés que se ejerce sobre los empleados.
Mejora la calidad
La metodología Lean sugiere prestar atención a los detalles. Esto resulta en una reducción de los defectos y, finalmente, en un proceso optimizado.
Problemas con los inventarios:
Debido a que las empresas que practican Lean buscan disminuir los inventarios, siempre dependerán de los proveedores. Cualquier falla de los procesos de inventarios puede conducir a retrasos.
Respetuoso con el medio ambiente:
Reducir el desperdicio de tiempo y recursos, y eliminar los procesos innecesarios permite reducir el uso de energía y combustibles.
Obstaculiza el desarrollo en el futuro
El enfoque inherente de Lean en reducir el desperdicio puede llevar a la gerencia a eliminar áreas de una empresa que no se consideran esenciales para la estrategia actual.
Lean puede crear un enfoque excesivo en el presente e ignorar el futuro.
Incrementar la satisfacción del cliente:
Mejorar la entrega de un producto o servicio, al costo correcto, en el tiempo correcto, mejora la satisfacción del cliente.
Difícil de estandarizar:
Algunos críticos señalan que la producción Lean es una cultura más que un método establecido, lo que significa que es imposible crear un modelo estándar de producción ajustada.
Mejora constante:
Las compañías que practican Lean están buscando mejoras todos los días. La implementación de Lean causa que los empleados adopten una nueva forma de pensar.
Problemas durante la transición
La implementación de la metodología Lean requiere de tiempo, paciencia y entrenamiento. Algunos empleados pueden resistirse al cambio.
Mayor involucramiento de los empleados:
Debido a que la metodología Lean fomenta el diálogo abierto, los empleados se sienten empoderados y capaces de tomar las decisiones correctas.
Mayores gastos
Si la compañía nunca ha aplicado la metodología Lean, su implementación podría volverse costosa, debido a que se requiere de programas de entrenamiento y otro equipamiento, que puede resultar en mayores costos para la organización.
Fuente: TWI-Global y Infinity

Garcés y Stecher (2021) realizaron un estudio sobre los efectos adversos de la implementación de Lean en las experiencias de trabajo en base a seis dimensiones; ellos reportan efectos adversos como la intensificación del trabajo, desgaste físico y psíquico, tensión entre pares y/o jefatura, entre otras (tabla ).

Tabla 02. Síntesis de los principales hallazgos de efectos adversos de la metodología lean

DimensionesPrincipales efectos adversos reportados
Bienestar laboralIntensificación del trabajo
Presión laboral
Desgaste físico y psíquico
Trastornos del ánimo y ansiedad
Proceso de trabajo y tareasEstandarización
Pérdida autonomía
Descualificación
Relaciones sociales y colectivos de trabajoTensión entre pares y/o jefaturas
Hostilidad y competencia
Falta de cohesión
Individualismo
Formas de poder autoritarias
Vivencias subjetivasMalestar y sufrimiento
Dilemas éticos y tensiones
Pérdida límites entre vida personal y trabajo
Relaciones laboralesPrecarización del empleo
Debilitamiento negociación colectiva y organización sindical
Incremento desempleo, precarización trabajo
Fuente: Garcés y Stecher (2021)

Herramientas para gestionar procesos Lean

La selección y el uso de las herramientas en la implementación exitosa de procesos Lean es un punto fundamental; Alkhoraif et al (2019) concluyeron que las principales barreras, entre otras, incluye el uso de la herramienta Lean incorrecta.

Una lista de herramientas que puedes usar para implementar la metodología Lean en tu compañía es:

  • Control charts: para chequear los flujos de trabajo.
  • Kanban: para visualizar los flujos de trabajo.
  • 5S: una metodología para organizar el flujo de trabajo.
  • Value Stream Mapping.
  • Six Sigma

En los próximos artículos describiremos con mayor detalle cada una de estas herramientas.

Conclusiones

Los principios Lean se pueden aplicar a todo tipo de empresas; en este sentido, debes desarrollar las habilidades y competencias dentro de tu equipo de trabajo.

A pesar de las bondades de la implementación de un proceso Lean, también existen algunas desventajas que debes tener en consideración para lograr la implementación exitosa de Lean en tu compañía.

Junto con conocer adecuadamente los principios Lean, la elección de la herramienta Lean es clave, de esta forma una adecuada planificación te permitirá tomar las mejores decisiones.

Referencias bibliográficas

Ainhoa Goienetxea Uriarte, Amos H.C. Ng & Matías Urenda Moris (2020) Bringing together Lean and simulation: a comprehensive review, International Journal of Production Research, 58:1, 87-117, DOI: 10.1080/00207543.2019.1643512

Alkhoraif Abdullah, Hamad Rashid, Patrick McLaughlin. 2019. Lean implementation in small and medium enterprises: Literature review, Operations Research Perspectives,
Volume 6, 2019, 100089, ISSN 2214-7160, https://doi.org/10.1016/j.orp.2018.100089.

Bokhorst Jos A.C., Wilfred Knol, Jannes Slomp, Thomas Bortolotti. 2022. Assessing to what extent smart manufacturing builds on lean principles, International Journal of Production Economics, Volume 253, 2022, 108599, ISSN 0925-5273, https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2022.108599.

Dieste Marcos, Roberto Panizzolo, Jose Arturo Garza-Reyes, Anthony Anosike. 2019. The relationship between lean and environmental performance: Practices and measures, Journal of Cleaner Production, Volume 224, 2019, Pages 120-131, ISSN 0959-6526, https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2019.03.243.

Garcés, M. & Stecher, A. (2021). El trabajo en tiempos de lean management: una revisión crítica sobre sus efectos adversos en las experiencias de trabajo. Innovar, 31(79), 61-78. https://doi.org/10.15446/innovar.v31n79.91889

Millard Maggie. 2022. The Fundamentals and Advantages of the Lean Methodology. KaiNexus.

Womack James and Daniel T. Jones. 1996. Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation.

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