Sistema de Gestión de la Innovación en la empresa

Milthon Lujan Monja

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La gestión de la innovación se ha convertido en una necesidad para las empresas que desean promover procesos innovadores de los productos o servicios.

Cuando inicias tus procesos de innovación, las actividades individuales como la identificación de ideas, la lluvia de ideas o la colaboración con start-ups, no son suficientes. Debemos considerar que la capacidad de innovación de una empresa incluye su capacidad para entender y responder las condiciones cambiantes de su entorno (ISO 56000:2020) de una forma sistémica.

Tradicionalmente, las actividades de innovación se centralizan a los especialistas de las áreas de investigación y desarrollo (I+D) o los gerentes (Orozco et al 2015); no obstante, la innovación no es solo competencia de un departamento de la empresa, sino que toda la organización debe involucrarse en ello (Cebrián, 2014).

Innovar no se trata sólo de generar muchas ideas, se requiere que la estrategia de innovación generada, se encuentre alineada con la estrategia adoptada por la empresa (CORFO, 2018), pero todo dentro de un marco sistémico que te permita una buena gestión.

Como lo destaca Cebrián (2014), tan importante como la innovación en sí, es el procedimiento para llevarla a cabo e introducirla en nuestra empresa; de esta forma, debemos pensar en cómo gestionar la innovación, entendida esta como un proceso.

Probablemente te encuentres en pleno proceso de la innovación de tu modelo de negocio; sin embargo, para que este proceso no sea caótico, esto debe ser sistemático. En este sentido, este artículo tiene como objetivo el orientarte sobre algunos elementos que debes considerar cuando gestionas los procesos de innovación.

Propósito de un sistema de gestión de la innovación

La investigación y la experiencia muestran que un enfoque sistemático y holístico para las capacidades de innovación de una organización son necesarias.

Desarrollar una estrategia de gestión de la innovación es un requerimiento para asegurar márgenes sobre el promedio en el corto, mediano y largo plazo e integrarla como una actividad clave en cualquier organización (CORFO, 2018); en este sentido, innovar ya no es una opción, es ¡una obligación!

Un sistema de gestión de la innovación proporciona un enfoque sistémico para integrar la innovación en todas las áreas de la empresa, con el fin de aprovechar y crear oportunidades para el desarrollo de nuevas soluciones, sistemas, productos y servicios (Naden, 2019).

Según la norma ISO:56002: 2019, “un sistema de gestión de la innovación (SGI) sirve de guía a la organización para determinar su visión, estrategia, política y objetivos de innovación, así como para establecer el soporte y los procesos necesarios para lograr los resultados previstos”.

Mir et al. (2016), en su investigación, con empresas españolas concluyeron que los sistemas de gestión de la innovación estandarizados incrementan la capacidad de innovación y el rendimiento del negocio de las empresas aún en períodos de crisis.

La gestión de la innovación

De acuerdo con Barros et al (2017), para las empresas, un compromiso efectivo en los esfuerzos de innovación implica la adopción de modelos de gestión que orienten la definición de los procesos organizacionales para conducir oportunidades de innovación en toda la organización.

La gestión de la innovación aborda el proceso de organizar y dirigir los recursos de la organización (humanos, materiales, económicos) con la finalidad de aumentar la creación de nuevos conocimientos y para generar ideas que permitan desarrollar nuevos productos, procesos y servicios o mejorar los ya existentes (Falcone et al, 2018).

Akhmetshin et al (2017) reportan que el propósito de la gestión de la innovación es estudiar los métodos, enfoques y tecnologías para que la compañía asegure su desarrollo y fortalezca las posiciones competitivas en el mercado.

Definición de Sistema de gestión de innovación (SGI)

Según Falcone et al. (2018) el sistema de gestión de la innovación comprende el conjunto de herramientas de innovación, las distintas fases del proceso de innovación, la definición de la estructura organizativa, la previsión de recursos para la innovación, la definición de la política y objetivos de la innovación y los métodos de evaluación y seguimiento del propio sistema.

Por su parte, Inngage Consulting AB (2020) define un sistema de gestión de la innovación como una estructura de trabajo guía para todos los tipos de compañías que deseen fortalecer sus capacidades de innovación.

El sistema de gestión de innovación es el proceso de gestionar las nuevas ideas, desde la ideación hasta la toma de acción y volverlo una realidad (Richards, 2021). Asimismo, es importante vincular el sistema de gestión con una estrategia de innovación, y el éxito del SGI requiere del apoyo del liderazgo de arriba hacia abajo (Hyland y Karlsson, 2021).

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En la actualidad, existen una serie de normas que sirven de orientación para la implementación de un sistema de gestión de innovación. La más conocida es la norma ISO 56000.

Fig. 1. Diagrama de las normas del Sistemas de Gestión de la Innovación ISO 56000. Fuente: National Standards Authority of Ireland

Beneficios de implementar un SGI

La norma ISO:56002:2019 establece los siguientes beneficios de la implementación de un sistema de gestión de la innovación:

a) mayor capacidad para gestionar la incertidumbre;
b) más crecimiento, ingresos, rentabilidad y competitividad;
c) menores costos y desperdicios, y mayor productividad y eficiencia de los recursos;
d) mejora de la sostenibilidad y la resiliencia;
e) mayor satisfacción de los usuarios, clientes, ciudadanos y otras partes interesadas;
f) renovación sostenida del portafolio de ofertas;
g) personal de la organización comprometido y empoderado;
h) mayor capacidad de atraer socios, colaboradores y financiamiento;
i) mejor reputación y valoración de la organización;
j) mayor facilidad para cumplir con las regulaciones y otros requisitos pertinentes.

Elementos clave de la implementación de un sistema de gestión de la innovación

El enfoque de sistemas para la gestión de innovación reconoce que hay varios factores interrelacionados y que interactúan en una empresa para asegurar el éxito de la innovación.

Fig. 2. Representación del marco del sistema de gestión de la innovación con referencias a los apartados de este documento. Fuente: ISO 56002:2019

La norma ISO 56002:2019 cubre siete elementos clave:

Entorno

La organización debe realizar un seguimiento de los problemas y tendencias externos e internos, por ejemplo, preferencias de los usuarios, desarrollos tecnológicos y capacidades internas, con la finalidad de identificar oportunidades y desafíos que puedan desencadenar las actividades de innovación.

Liderazgo

Basado en el conocimiento del entorno, la alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso mediante el establecimiento de una visión, estrategia y política de innovación, incluidas las funciones y responsabilidades necesarias.

Planificación

Los objetivos de innovación, las estructuras organizativas y las carteras de innovación deben establecerse en función de la dirección establecida por la alta dirección y las oportunidades de riesgo identificadas.

Apoyo

Debería establecerse el apoyo necesario para las actividades de innovación, por ejemplo las personas con las competencias adecuadas, recursos financieros y de otro tipo, herramientas y métodos, actividades de comunicación y creación de conciencia, así como enfoques para la gestión de la propiedad intelectual.

Operaciones

Las iniciativas de innovación deben establecerse en línea con las estrategias y objetivos. Los procesos de innovación deben configurarse de acuerdo con los tipos de innovaciones a lograr: identificar oportunidades, crear y validar conceptos, y desarrollar e implementar soluciones.

Evaluación

El desempeño del Sistema de Gestión de la Innovación en su conjunto debe evaluarse periódicamente para identificar fortalezas y brechas.

Mejora

Basado en la evaluación, el sistema debe mejorarse abordando las brechas más críticas con respecto a la comprensión del contexto, el liderazgo, la planificación, el apoyo y las operaciones.

Principios de la gestión de la innovación

La ISO 56002:2019 ha sido desarrollada en base a los siguientes principios de la gestión de la innovación:

Realización de valor

El valor, financiero o no financiero, se obtiene a partir del despliegue, la adopción y el impacto del cambio de soluciones o soluciones nuevas para las partes interesadas.

El propósito de la gestión de la innovación es obtener valor. El valor se alcanza mediante el proceso de identificación, conocimiento y satisfacción de las necesidades de las partes interesadas.

Líderes concentrados en el futuro

Los líderes de todos los niveles, impulsados por la curiosidad y el coraje, desafían el status quo al construir una visión y un propósito inspiradores y al involucrar continuamente a las personas para lograr esos objetivos.

Los esfuerzos conscientes para desafiar el status quo permiten a la organización equilibrar el enfoque actual y el desempeño a corto plazo con atención a las oportunidades de innovación para anticipar y crear el futuro.

Los líderes de toda la organización inspiran e involucran a los empleados y otras partes interesadas para innovar.

Dirección estratégica

La dirección de las actividades de innovación se basa en objetivos alineados y compartidos, y un nivel de ambición relevante, apoyado por las personas y otros recursos necesarios.

Los objetivos y la estrategia de innovación comúnmente compartidos y entendidos, que están alineados con los objetivos generales y la dirección estratégica de la organización, proporcionan la base para la asignación de personas y recursos.

La dirección estratégica se utiliza para priorizar las actividades de innovación, así como para establecer el alcance para monitorear y evaluar el desempeño y el impacto de la innovación.

Cultura

Los valores, las creencias y los comportamientos compartidos, el apoyo a la apertura al cambio, la toma de riesgos y la colaboración permiten la coexistencia de la creatividad y la ejecución efectiva.

Las prácticas de gestión tradicional se centran en la ejecución eficiente. Para la gestión de la innovación, también es necesario desarrollar valores, creencias y comportamientos que apoyen la creación y ejecución de nuevas ideas.

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Para lograr la innovación, la cultura debe posibilitar la convivencia de los comportamientos de creatividad y ejecución.

Por su parte, Richards (2019) destaca que la cultura correcta atrae y mantiene a los innovadores; asimismo, indica que los aspectos de comportamiento y cultura que ayudan a la innovación incluyen: las mejores ideas ganan, acelerar la salida al mercado, aprendizaje continuo y fracasar es parte del proceso.

Explotación de conocimientos

Se utiliza una amplia gama de fuentes internas y externas para desarrollar sistemáticamente conocimientos profundos, para aprovechar las necesidades declaradas y no declaradas.

El desarrollo de soluciones innovadoras depende de la identificación de necesidades declaradas y no declaradas.

La identificación de conocimientos que se pueden explotar para obtener valor requiere un enfoque sistemático, recurriendo a diversas fuentes de conocimiento.

Los conocimientos efectivos van más allá de lo obvio e incorporan la previsión estratégica sobre las necesidades y condiciones futuras.

Manejo de la incertidumbre

Las incertidumbres y los riesgos se evalúan, aprovechan y luego se gestionan, aprendiendo de la experimentación sistemática y los procesos iterativos, dentro de una cartera de oportunidades.

Equilibrar la explotación de oportunidades y la gestión de riesgos aumenta el potencial de realización de valor.

La aplicación de un enfoque de cartera, que combina experimentación y explotación, genera confianza y crea resiliencia para gestionar las incertidumbres.

Adaptabilidad

Los cambios en el contexto de la organización se abordan mediante la adaptación oportuna de estructuras, procesos, competencias y modelos de realización de valor para maximizar las capacidades de innovación.

Las nuevas ideas y soluciones a menudo requieren cambios en estructuras, procesos, competencias y modelos, y la capacidad de responder en consecuencia.

La capacidad de anticipar sistemáticamente, comprender la necesidad de cambio y responder a los cambios es una capacidad de innovación esencial.

Enfoque de sistemas

La gestión de la innovación se basa en un enfoque de sistemas con elementos interrelacionados e interactivos, y evaluaciones periódicas del desempeño y mejoras del sistema.

El desempeño en innovación de una organización depende de procesos que operan hacia un propósito común.

La medición de la interacción entre elementos desarrolla la comprensión de su interrelación. La gestión de estos elementos como un sistema de mejora, mejora el aprendizaje, la eficacia y la eficiencia de la organización.

Fases de Implementación de un Sistema de Gestión de la Innovación

La implementación de un sistema de gestión de la innovación puede ser un esfuerzo importante que implica un cambio organizativo y cultural. Este comprende de cuatro fases:

Preparar

Empieza evaluando las actuales capacidades de gestión de innovación de la compañía, incluyendo el mapeo de las actividades de innovación en curso y otros sistemas de gestión existentes.

Otra actividad importante es conocer las oportunidades y los desafíos de innovación que enfrenta la organización, incluidas las nuevas necesidades de los usuarios, las tendencias tecnológicas, los movimientos de las competencia, y otros cambios en la sociedad y el entorno.

Finalmente, decide tu intención de innovación o tu nivel de ambición.

Implementar

Desarrolla una estrategia y política de innovación que describa las áreas de oportunidad para la organización, los tipos de innovaciones en las se enfocarán, los recursos que asignaras, las personas y equipos que estarán involucrados, y cómo se medirán y seguirán los resultados.

Puedes iniciar con iniciativas de innovación “sencillas”, comuniquese con frecuencia, cree compromiso y reconozca los logros.

Escalar y mantener

Gana impulso reforzando el compromiso de la alta dirección de la empresa, formando portafolios de innovación, y mide y comunica el progreso, los buenos ejemplos y los resultados en la organización.

Amplía las actividades de innovación inspirando e involucrando a más personas en la organización, así como a socios y colaboradores externos.

Apoya a todos los líderes en la organización para fomentar una cultura que promueva actividades de innovación.

Evaluar y mejorar

Analiza y evalúa el desempeño de todo el sistema de gestión de la innovación con todos sus elementos.

¿Estás aprovechando las oportunidades de innovación más importantes? ¿Se han alcanzado los objetivos de innovación? ¿Estás construyendo gradualmente la cultura de innovación en la organización?

A partir de la evaluación, prioriza las brechas y mejora el sistema mediante ajustes a la estrategia de innovación, mejorando la comprensión del contexto, reasignando recursos, involucrando socios, mejorando las mediciones de innovación, entre otras actividades.

Control y mejora del sistema de gestión de la innovación

Es conocido que cualquier proceso de innovación se implementa a través de una serie de etapas; en este sentido, es necesario tomar decisiones y el control constante de cada etapa.

El principal objetivo de un sistema de control flexible es evaluar a la organización y sus procesos de innovación, y el desarrollo y la implementación de acciones correctivas (Akhmetshin et al., 2017).

Karlsson y Magnusson (2019) recomiendan que para evaluar el rendimiento de la gestión de la innovación se debe establecer un grupo de indicadores a diferentes niveles y para las diferentes partes de los sistemas.

La evaluación puede estar relacionada al rendimiento de la innovación de la organización, que es medida en base a los resultados de las actividades de innovación, o las capacidades de innovación de la organización.

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Finalmente, Akhmetshin et al. (2018) en su estudio sobre los procesos de innovación y la función de control en la gestión encontraron, entre otros resultados:

a) La efectividad del sistema de gestión de la compañía y del proceso de innovación es determinada por la calidad del control de la gestión, la rápida y adecuada respuesta al mercado y los cambios internos.

b) Para mejorar la efectividad del control gerencial del desarrollo de la innovación de una empresa, es aconsejable considerar varias representaciones del proceso de innovación, como por ejemplo, un conjunto de etapas de innovación desde el concepto hasta un producto comercial.

c) El proceso de innovación incluye etapas tales como, el concepto de innovación, la documentación técnico y económico-legal, el prototipo, el diseño industrial y el producto comercial. Al mismo tiempo, es importante distinguir las etapas de control sobre la implementación del proyecto de innovación.

d) También es importante explorar el proceso de innovación basado en el movimiento de recursos y las motivaciones de sus participantes. El mecanismo de control en este caso debe estar dirigido a etapas del proceso de innovación como: el concepto de innovación, el objeto de propiedad intelectual, los activos intangibles.

e) El proceso de innovación, que se implementa en la empresa en términos de la estrategia de mercado y los indicadores tradicionales de la actividad económica, debe ser monitoreado constantemente.

Curso de gestión de la innovación

Finalmente si deseas mejorar tus competencias de innovación puedes matricularte en los siguientes cursos:

“Cómo diagnosticar mis competencias de innovación”.

“Innovación y Emprendimiento“.

Conclusión

Un aspecto importante a considerar es que los diferentes tipos de innovación (abierta, incremental, radical, etc) requerirá diferentes estilos de gestión de la innovación. Asimismo, es importante ver el sistema de gestión de la innovación como el facilitador para crear capacidad para el trabajo de innovación.

Referencias:

Akhmetshin, Elvir & Vasilev, V.L. & Bakhvalov, S.I. & Prikhod’ko, A.N. & Kazakov, A.V.. (2017). Internal control in the system of innovation management in the modern business environment. International Journal of Economic Research. 14. 409-416.

Akhmetshin, V.L. Vasilev, D.S. Mironov, A.V. Yumashev, A.S. Puryaev, V.V. Lvov. 2018. Innovation Process and Control Function in Management. European Research Studies Journal. Volume XXI, Issue 1, pp. 663-674.

Barros R., M. Salerno, D. Oliveira da Silva. 2017. Models with graphical representation for innovation management: a literature review. R&D Management, Vol. 47, No 4, pp: 637-653.

Cebrián N. 2014. La innovación como un proceso. Universitat Oberta de Catalunya (UOC). 22 p.

CORFO. 2018. Gestión de la Innovación. 16 p.

Orozco J., K. Ruiz, R. Corrales. 2015. Manual para la Gestión de la Innovación. Centro Internacional de Política Económica para el Desarrollo Sostenible (CINPE) – Universidad Nacional de Costa Rica (UNA). 63 p.

Falcone G., J. Jiménez, Z. Tinajero, J. Serna. 2018. Gestión de Innovación en Negocios. Universidad Autónoma de Nuevo León (UANL). 16 p.

Hyland, J., Karlsson, M., (2021). Towards a Management System Standard for Innovation- Letter from Standardization, Journal of Innovation Management, www.open-jim.org, 9(1), XI-XIX.; DOI: https://doi.org/10.24840/2183-0606_009.001_0002

Inngage Consulting AB. 2020. Introduction to innovation management system. 13 p.

ISO 56002:2019(es). Gestión de la innovación — Sistema de gestión de la innovación — Orientación.

Karlsson, M. and Magnusson, M. (2019), The Systems Approach to Innovation Management, in Chen, J., Brem, A., Viardot, E. and Wong, P. K., The Routledge Companion to Innovation Management, Routledge.?

Mir, Moises & Casadesus, Marti & Petnji Yaya, Luc Honore. (2016). The impact of standardized innovation management systems on innovation capability and business performance: An empirical study. Journal of Engineering and Technology Management. 41. 26-44. 10.1016/j.jengtecman.2016.06.002.

Naden, C. 2019. Shape a new future with innovation management standards. ISO.

Richards, R. 2021. Innovation Management: The Essential Guide for 2021. MassChallenge.

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