Project Canvas: Herramienta de gestión de proyectos

Milthon Lujan Monja

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Ejemplo de Project Canvas. Fuente: © Project Canvas 2014
Ejemplo de Project Canvas. Fuente: © Project Canvas 2014

¿Alguna vez se ha perdido en la complejidad de la planificación y ejecución de proyectos? Si es así, Project Canvas es tu brújula. Imagine una herramienta que no sólo agilice su proyecto sino que también mejore la colaboración, la claridad y la eficiencia. Ésta es la promesa de Project Canvas: un marco diseñado para transformar el caos en claridad y la ambigüedad en acción.

En el acelerado mundo de la gestión de proyectos, la planificación eficiente es esencial para el éxito. Con las demandas cada vez mayores de los equipos y la necesidad de procesos optimizados, los gerentes de proyectos buscan continuamente métodos de planificación eficaces. Y ahí es donde entra en juego el Project Canvas.

Project Canvas es una poderosa herramienta que revoluciona la forma en que se planifican y ejecutan los proyectos. Proporciona un marco estructurado que ayuda a los equipos a alinear sus objetivos, definir el alcance del proyecto e identificar hitos críticos. Al visualizar los elementos clave del proyecto, Project Canvas permite a los equipos tomar decisiones informadas, asignar recursos de manera efectiva y minimizar riesgos.

En este artículo, profundizamos en el arte de la planificación de proyectos y exploramos cómo Project Canvas maximiza la eficiencia. Descubriremos los diferentes componentes del Project Canvas, analizamos sus diversos beneficios y brindamos consejos prácticos para aprovechar esta herramienta de manera efectiva. Ya sea usted un director de proyectos, un miembro de un equipo o un aspirante a profesional en gestión de proyectos, este artículo le proporcionará conocimientos y estrategias para mejorar sus habilidades de planificación e impulsar el éxito del proyecto.

¿Qué es el Project Canvas?

En esencia, Project Canvas, o Lienzo del Proyecto, es un marco visual que sirve como mapa estratégico para la planificación de proyectos. Encapsula elementos clave del proyecto en un solo lienzo, proporcionando una visión holística del alcance, los objetivos, las partes interesadas, los riesgos y más del proyecto.

El Project Canvas sirve como una herramienta estratégica para ayudar a los equipos de proyecto, las partes interesadas y los tomadores de decisiones a comprender y comunicar los elementos clave de un proyecto de manera clara y concisa.

El lienzo del proyecto está diseñado para simplificar la planificación del proyecto, mejorar la colaboración y mejorar la toma de decisiones al proporcionar una instantánea de los componentes clave del proyecto. Es una herramienta versátil que se puede adaptar a diferentes tipos de proyectos e industrias, lo que la hace valiosa tanto para los gerentes de proyectos experimentados como para aquellos nuevos en las metodologías de gestión de proyectos.

Elementos del Project Canvas

A diferencia de los métodos tradicionales de planificación de proyectos que a menudo implican documentación extensa y hojas de cálculo complejas, Project Canvas ofrece un enfoque simplificado e intuitivo. Condensa la información esencial del proyecto en un formato único y fácil de entender, fomentando la colaboración y mejorando la comunicación entre los miembros del equipo.

El Project Canvas normalmente consta de varias secciones, cada una de las cuales se centra en un aspecto específico del proyecto. Estas secciones incluyen el propósito del proyecto, el público objetivo, la propuesta de valor, las actividades clave, los recursos necesarios y los resultados previstos. Al definir claramente estos elementos, el lienzo ayuda a los equipos de proyecto a mantenerse alineados y enfocados en lograr los resultados deseados.

Cuando se utiliza correctamente, el lienzo del proyecto se convierte en una herramienta dinámica que evoluciona y se adapta a medida que avanza el proyecto. Permite a los gerentes de proyectos obtener una comprensión integral del contexto del proyecto, anticipar desafíos potenciales y tomar decisiones informadas durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Beneficios del lienzo de proyecto

La implementación de un lienzo de proyecto ofrece numerosos beneficios para los directores de proyectos y sus equipos. Habermann y Schmidt (2020) destacan que el Project Canvas es un instrumento para lograr una comprensión común de un proyecto, especialmente en grupos interdisciplinarios.

Exploremos algunas de las ventajas clave:

Categoría de BeneficiosBeneficio EspecíficoImpacto en la Gestión de Proyectos
Claridad y Visualización– Proporciona una representación visual de los elementos clave del proyecto.– Asegura que todos los miembros del equipo y las partes interesadas compartan una comprensión común, reduciendo malentendidos.
Alineación y Colaboración– Fomenta la alineación entre los miembros del equipo y las partes interesadas.– Favorece una mejor colaboración, garantizando que todos trabajen hacia objetivos comunes y reduciendo esfuerzos divergentes.
Comunicación Eficiente– Condensa la información esencial del proyecto en un formato fácil de comprender.– Agiliza la comunicación, haciendo que la información sea más accesible y facilitando la comunicación efectiva entre los miembros del equipo y las partes interesadas.
Toma de Decisiones Estratégicas– Apoya la toma de decisiones informadas al proporcionar una visión integral.– Permite a los directores de proyectos y tomadores de decisiones tomar decisiones estratégicas basadas en una comprensión holística de los componentes del proyecto, objetivos y desafíos potenciales.
Mitigación de Riesgos– Incluye secciones para identificar y evaluar riesgos.– Visualiza los riesgos potenciales temprano, permitiendo que los equipos desarrollen estrategias de mitigación proactivas y reduzcan la probabilidad de impactos negativos en los resultados del proyecto.
Eficiencia en la Planificación– Sirve como herramienta de planificación, permitiendo a los equipos organizar y priorizar elementos del proyecto.– Hace que la planificación del proyecto sea más eficiente, permitiendo que los equipos se centren en áreas clave y asignen recursos de manera efectiva.
Adaptabilidad– Adaptable a diferentes tipos de proyectos e industrias.– Personalizable según los requisitos únicos de cada proyecto, sirviendo como una herramienta versátil para diversos contextos.
Mejora Continua– Puede revisarse y actualizarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto.– Facilita la mejora continua ya que los equipos pueden refinar y ajustar la hoja de ruta según las circunstancias cambiantes, asegurando que el proyecto permanezca en curso.

Guía paso a paso para crear un Project Canvas

Los creadores del Project Canvas destacan que la herramienta se creo en base a similaridades con las populares metodologías de gestión de proyectos: PRINCE2, PMI y Scrum; asimismo destacan que la representación visual está inspirada en el conocido y ampliamente utilizado Business Model Canvas y Game Plan, y se basa en 12 elementos: propósito, alcance, criterios de éxito, resultados, equipo, partes interesadas, usuarios, recursos, limitaciones, riesgos, hitos y acciones.

A continuación te ofrecemos una descripción de cada elemento; sin embargo, puedes descargar la guía detallada en la web del Project Canvas:

Propósito del proyecto

Esta sección define el propósito principal y los objetivos del proyecto. Responde a la pregunta: “¿Por qué hacemos este proyecto?” Al articular claramente el propósito del proyecto, los equipos pueden alinear sus esfuerzos esfuerzos para lograr objetivos específicos.

Alcance del proyecto

El alcance está diseñado para capturar lo que el proyecto incluirá y excluir. Es una parte considerable de alinear las expectativas de todos los involucrados en el proyecto. Si hay desacuerdos respecto de la carga de trabajo que surge en el curso de un proyecto, una buena definición del alcance sirve como punto de referencia común para todos. 

Preguntas guía:

¿Qué áreas deberían cubrirse con este proyecto? 

¿Qué áreas no deberían cubrirse con este proyecto?

Criterios de éxito

Los criterios de éxito indican cuándo se ha cumplido el propósito del proyecto logrado con un resultado satisfactorio. Los criterios de éxito deben ser lo suficientemente detallado para que sea fácil identificar cuándo un proyecto está exitoso. Por lo tanto, se deben cubrir todos los objetivos deseados.

Cuanto más elaborados sean los criterios de éxito, más fácil será evaluar el proyecto posteriormente.

Preguntas guía:

¿Qué (metas/metas) se deben lograr para que el proyecto tenga éxito?

¿Cuáles son los beneficios del proyecto?

¿Cómo se medirán los beneficios?

Resultados

El resultado captura hacia dónde debería conducir el proyecto. Los otros elementos en el lienzo deben apoyar y contribuir a logrando el resultado. El resultado puede verse como una intención unificadora durante todo el proceso del proyecto.

Preguntas guía:

¿Cómo realizamos el propósito del proyecto?

¿Qué queremos entregar para alcanzar el objetivo?

Hitos

Los hitos se utilizan para proporcionar una descripción general simplificada de un proyecto. Trabajar con hitos significa centrarse en los aspectos más destacados del trabajo en lugar de los detalles. Los hitos marcan acontecimientos particularmente cruciales en el proyecto y son especialmente importantes en proyectos a largo plazo. Ellos sirven como complemento a los criterios de éxito y al resultado final.

Preguntas guía:

¿Cuándo comienza el proyecto?

¿Cuándo es la fecha límite para el proyecto?

¿Cuándo ocurren los hitos clave?

¿Cómo se mide el logro de un hito?

Acciones

Las acciones son la realización de tareas específicas dentro de un período definido de tiempo. Hacen avanzar el proyecto hacia el resultado deseado. Una acción se puede dividir en actividades menores dependiendo del nivel de detalle del Canvas del Proyecto. Las acciones se describen mejor utilizando verbos como: crear, proporcionar, organizar, prueba, o producir.

Preguntas guía:

¿Cuál es la mejor manera de describir las acciones necesarias?

¿Tiene cada acción un vínculo directo con uno o más de los resultados?

¿Las acciones son lo suficientemente detalladas como para desarrollar un plan de proyecto?

Equipo

El equipo es un grupo de personas que planifican y ejecutan el proyecto. Cada miembro del equipo tiene un rol y responsabilidad realizar acciones particulares a lo largo del proyecto.

Partes interesadas

En el marco del Proyecto Canvas, lo que se entiende por partes interesadas son los individuos o grupos, que afectan positiva o negativamente el desempeño o finalización del proyecto desde fuera del equipo. Pueden ejercer influencia sobre el proyecto, sus acciones o los miembros del equipo. Las partes interesadas pueden actuar como parte del equipo, si sus roles están alineados con los roles de los miembros del equipo del proyecto. Las partes interesadas a menudo proporcionan diferentes tipos de servicios al equipo del proyecto.

Preguntas guía:

¿Quién está interesado o afectado por el proyecto?

¿Cuál es su papel en el proyecto?

¿Qué conocimiento o información falta dentro del equipo del proyecto?

¿Qué asistencia externa se necesita para lograr el resultado deseado?

Usuarios

Los usuarios son individuos o grupos que se benefician del resultado del proyecto. Por tanto, los usuarios están intrínsecamente vinculados a la finalidad del proyecto. Es importante examinar qué desafíos enfrentan los usuarios enfrentar y obtener información sobre lo que necesitan, por lo que la solución resuelve un cuestión real y actual.

Preguntas de orientación:

¿Quiénes son los usuarios objetivo del proyecto?

¿Quién se beneficiará del resultado del proyecto?

¿Hay personas en el equipo del proyecto que también representen a los usuarios?

Recursos

Los recursos incluyen el tiempo total estimado para todo el proyecto, acciones, su coste y materiales utilizados. Pueden ser tangibles (es decir, papel) o recursos intangibles (es decir, conocimiento) que se necesitan para completar las acciones. Por ejemplo, algunas acciones del proyecto pueden requerir tiempo y conocimientos o habilidades específicas junto con el trabajo, espacio y suministros especiales. Las personas o la mano de obra también pueden ser consideradas un recurso.

Preguntas guía:

¿Qué recursos se necesitan en el proyecto?

¿Qué recursos faltan en el proyecto?

¿Dónde se encontrarán las habilidades/materiales faltantes?

¿Será necesario subcontratar ciertas tareas?

Desafíos

Todo proyecto tiene limitaciones marcadas por su entorno. Esto puede por ejemplo, reglas, procedimientos o estándares, pero también aspectos como tiempo, dinero, tecnología o conocimiento.

Preguntas de orientación:

¿Cuáles son las barreras o limitaciones actuales del proyecto?

¿Qué restricciones afectan el desarrollo del proyecto?

Riesgos

Los riesgos se diferencian de las restricciones en que sólo tienen potencial que se produzca. Se pueden definir como amenazas y oportunidades. Cada proyecto tiene incertidumbres que pueden afectarlo tanto para bien como para mal. Por ejemplo, contratar un nuevo empleado puede ser una oportunidad para ganar mano de obra y experiencia. Al mismo tiempo, el nuevo empleado puede requerir capacitación adicional que puede crear retrasos en el proyecto – lo que es una amenaza.

Preguntas guía:

¿Cuáles son los posibles eventos o condiciones que pueden afectar el proyecto?

¿Cuáles son las amenazas?

¿Cuáles son las oportunidades?

¿Cómo afectarían los riesgos al proyecto?

¿Qué se puede hacer para reducir o mejorar la probabilidad de riesgo?

Consejos para maximizar la eficiencia con un Project Canvas

A continuación te brindamos algunos consejos para maximizar la eficiencia de tu Project Canvas:

– Comience con objetivos claros: Define claramente los objetivos de tu proyecto antes de crear el lienzo. Esta claridad guiará la inclusión de elementos relevantes en el lienzo.

– Utilice una plantilla estandarizada: Utilice una plantilla de lienzo de proyecto estandarizada para mantener la coherencia y garantizar que se cubran todos los elementos necesarios.

– Involucrar a las partes interesadas clave: Involucre a las partes interesadas clave en el proceso de creación para recopilar diversas perspectivas y garantizar que el lienzo refleje una comprensión compartida del proyecto.

– Sea conciso: Al incluir detalles esenciales, esfuércese por ser conciso. Evite detalles innecesarios que puedan desordenar el lienzo y dificultar su absorción de un vistazo.

– Priorice los componentes clave: Priorice y resalte visualmente componentes clave como objetivos, cronogramas y riesgos para llamar la atención sobre aspectos críticos del proyecto.

– Actualizar regularmente: Trate el lienzo del proyecto como un documento vivo. Actualícelo periódicamente a medida que avanza el proyecto y a medida que haya nueva información disponible.

– Utilice señales visuales: Incorpore señales visuales como códigos de colores, íconos y formas para mejorar el atractivo visual y hacer que el lienzo sea más atractivo y accesible.

– Facilitar la colaboración: Coloque el lienzo en un espacio o plataforma de trabajo colaborativo donde los miembros del equipo puedan contribuir y brindar comentarios en tiempo real.

– Alinearse con el software de gestión de proyectos: Integre el lienzo del proyecto con herramientas de software de gestión de proyectos para garantizar una colaboración y sincronización de datos perfectas.

– Garantizar la legibilidad: Utilice fuentes legibles y tamaños de fuente adecuados. Asegúrese de que el lienzo sea legible tanto en formato digital como impreso.

– Resaltar dependencias: Identifique y resalte claramente las dependencias entre diferentes tareas o componentes para ayudar a gestionar y mitigar los riesgos de forma eficaz.

– Fomentar el desarrollo iterativo: Fomentar un enfoque de desarrollo iterativo. Comience con un lienzo básico y perfeccionelo a medida que avance el proyecto y haya más detalles disponibles.

– Incluir criterios de éxito: Defina claramente los criterios de éxito y los indicadores clave de rendimiento (KPI) en el lienzo para proporcionar un punto de referencia mensurable para el éxito del proyecto.

– Cree una versión digital: Considere la posibilidad de crear una versión digital del lienzo para compartirlo, colaborar y acceder de forma remota con facilidad. Las versiones digitales también se pueden actualizar fácilmente.

– Proporcionar formación y directrices: Asegúrese de que los miembros del equipo comprendan cómo utilizar el lienzo del proyecto de forma eficaz. Proporcione capacitación y pautas para facilitar el uso consistente en todo el equipo.

– Facilitar la accesibilidad: Haga que el lienzo sea accesible para todos los miembros del equipo. Asegúrese de que todos los que necesiten acceder al lienzo puedan verlo y contribuir a él fácilmente.

– Revise y reflexione periódicamente: Programe revisiones periódicas del lienzo del proyecto con el equipo. Utilice estas sesiones para reflexionar sobre el progreso, abordar desafíos y actualizar el lienzo según sea necesario.

Ejemplos de aplicación del Project Canvas

Aprendizaje automático

Takeuchi et al., (2022) proponen un método para construir un modelo de lienzo de proyecto de Aprendizaje automático para representar un proyecto de modo que las partes interesadas puedan tener una comprensión común del proyecto.

Machine Learning Project Canvas. Fuente: Takeuchi et al., (2022).
Machine Learning Project Canvas. Fuente: Takeuchi et al., (2022).

Lanchas escolares

Pinheiro et al., (2016) aplicaron el Project Canvas en el marco del proyecto “Alteração do sistema de propulsão de lanchas escolares”, y concluyen que la herramienta permite presentar adecuadamente los diferentes componentes del proyecto, lo que resultó en un mayor involucramiento de las partes interesadas.

Investigación científica

Silva y Cardoso (2019) proponen el “Model Research Project Canvas” que tiene un enfoque diferentes de los modelos estándar y su “template” incluye 13 campos: propuesta de contribución científica, propuesta de contribución social, impacto científico, impacto social, problemas, consolidación, base conceptual, intencionalidad, recursos tecnológicos y académicos, recursos externos y sociales, costos, financiamiento/desarrollo y equipo.

Capacitación para aprender Project Canvas

Para mejorar sus habilidades de planificación de proyectos y aprender más sobre Project Canvas, hay varios cursos y recursos de capacitación disponibles. Aquí hay algunas recomendaciones:

1. Project Management Institute (PMI): PMI ofrece una variedad de programas de certificación en gestión de proyectos, incluida la certificación Project Management Professional (PMP). Estos programas cubren metodologías de planificación de proyectos, incluido el Project Canvas.

2. Cursos y tutoriales en línea: plataformas como EdX, Udemy y Coursera ofrecen cursos en línea específicamente enfocados en la planificación de proyectos y el uso de lienzos de proyectos. Estos cursos proporcionan formación integral y ejemplos prácticos.

3. Libros y publicaciones: Varios libros y publicaciones están dedicados a metodologías de planificación y gestión de proyectos. “The Project Canvas: A Big Picture Approach to Planning” del Dr. Andrew Smith es un recurso muy recomendado para comprender e implementar el Project Canvas.

4. Comunidades y foros de gestión de proyectos: participar en comunidades y foros de gestión de proyectos puede proporcionar ideas y consejos valiosos de profesionales experimentados. Plataformas como LinkedIn y Reddit tienen grupos de gestión de proyectos dedicados donde puedes conectarte con personas de ideas afines.

Herramientas para implementar Project Canvas

Varias herramientas y soluciones de software pueden ayudar a crear y gestionar lienzos de proyectos. Estas herramientas ofrecen características como colaboración, visualización e integración con metodologías de gestión de proyectos. 

Antes de seleccionar una herramienta, considere las necesidades específicas de su equipo y proyecto. Algunas herramientas se centran más en la planificación colaborativa, mientras que otras ofrecen funciones integrales de gestión de proyectos. Elija una herramienta que se alinee con las preferencias de su equipo y los requisitos del proyecto.

Aquí hay algunas opciones populares:

Miro

Miro es una plataforma colaborativa de pizarra en línea que admite la planificación de proyectos con una amplia gama de plantillas, incluidos los lienzos de proyecto. Permite la colaboración en tiempo real, y los equipos pueden utilizarlo para crear, compartir y actualizar lienzos de proyecto.

Lucidchart

Lucidchart es una herramienta versátil de diagramación y colaboración visual. Proporciona plantillas para lienzos de proyecto y permite a los equipos crear representaciones visuales de planes de proyecto. Admite la colaboración en tiempo real e integra con varias plataformas.

Asana

Asana es una herramienta popular de gestión de proyectos que permite a los equipos crear lienzos de proyecto dentro de la plataforma. Admite la gestión de tareas, el seguimiento de la línea de tiempo y la colaboración, convirtiéndolo en una solución integral para la planificación y ejecución de proyectos.

Trello

Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos que utiliza tableros, listas y tarjetas para organizar tareas. Aunque puede que no tenga una plantilla tradicional de lienzo de proyecto, es altamente personalizable y los equipos pueden adaptarlo para crear representaciones visuales de sus planes de proyecto.

Microsoft Visio

Microsoft Visio es una aplicación de diagramación y gráficos vectoriales que se puede utilizar para la planificación de proyectos. Ofrece una variedad de plantillas y los usuarios pueden crear lienzos de proyecto personalizados para visualizar los componentes del proyecto.

Creately

Creately es una herramienta en línea de diagramación que admite la creación de lienzos de proyecto. Proporciona funciones colaborativas y una variedad de plantillas para la planificación de proyectos, siendo adecuada para equipos que trabajan juntos en la visualización de detalles del proyecto.

MindMeister

MindMeister es una herramienta de mapas mentales que se puede utilizar para la planificación de proyectos. Aunque no está diseñada explícitamente para lienzos de proyecto, su estructura visual y jerárquica la hace adecuada para esbozar y organizar componentes de proyectos.

Conceptboard

Conceptboard es una herramienta de colaboración en línea que proporciona un espacio de trabajo virtual para equipos. Admite la creación de planes de proyecto visuales, incluidos los lienzos de proyecto, con funciones de colaboración en tiempo real.

Conclusión

En conclusión, Project Canvas surge no simplemente como una herramienta sino como una filosofía, una filosofía que transforma la forma en que abordamos y ejecutamos proyectos. A medida que recorremos las complejidades de Project Canvas, desde sus conceptos fundamentales hasta aplicaciones del mundo real, esperamos que haya obtenido información valiosa sobre este marco transformador.

Recuerde, Project Canvas no es un modelo rígido sino una guía flexible que se adapta a los contornos únicos de cada proyecto. Acéptelo, adáptelo y sea testigo de cómo se convierte en el catalizador del éxito de su proyecto.

Referencias bibliográficas

Habermann, F., & Schmidt, K. (2020). The project canvas: five years evolution of a project management instrument. International Journal of Management Practice, 13(2), 216-236.

Pinheiro, K. A., CUSTÓDIO FILHO, S. S., SILVA NETO, G. F., & Mesquita, A. L. A. (2016). Uso do PM Canvas no planejamento de projetos-Estudo de Caso. In Anais do IX Congresso Nacional de Engenharia Mecânica. Associação Brasileira de Engenharia e Ciências Mecânica.

Silva, H., & Cardoso, A. (2019). Research Project Model Canvas. Computer Science and Information Technology, 7(3), 55-64.

Takeuchi, H., Ito, Y., & Yamamoto, S. (2022). Method for constructing machine learning project canvas based on enterprise architecture modeling. Procedia Computer Science, 207, 425-434.

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