Kanban: ¿Qué es? y ¿cómo implementarlo en tu empresa?

Milthon Lujan Monja

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Kanban es una herramienta de productividad muy popular, que se utiliza para ayudar a las personas a optimizar las operaciones, priorizar tareas y organizar proyectos.

Aun cuando nació en la fabricación, en los últimos años, la popularidad del método Kanban se ha incrementado debido a que ofrece muchas ventajas para ayudar a mejorar el proceso de gestión de proyectos en diferentes campos como la ciencia deportiva, enseñanza, ciencia de datos (Hamzah et al., 2021), servicios de cuidados de salud (Lanza et al., 2021), industria del software, entre otros.

En este artículo queremos compartir información sobre la definición de Kanban, los principios y prácticas de este método; asimismo, te dejamos una guía que te brinda las nociones básicas del proceso de implementación en tu compañía.

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¿Qué es el Kanban?

Antes de empezar, es importante comprender qué es Kanban y cómo funciona.

“Kanban” es una palabra japonesa que significa “tablero visual” o “signo”, y fue desarrollado y aplicado en la década de 1950 por Toyota, como un sistema de programación y control para la fabricación justo a tiempo, y se integra con otras herramientas como Cinco S (5S).

En su nivel más básico, se puede definir a Kanban como una herramienta visual que ayuda a los equipos a planificar, organizar, priorizar y realizar un seguimiento de las tareas. Al respecto, Htun et al. (2019) describe al Kanban como un sistema de información para controlar las cantidades de producción en cada proceso.

El principal objetivo del Kanban es asegurar una tasa de producción sostenible para evitar exceso de producto terminado, cuellos de botella y retrasos en la entrega de pedidos (Castellano, 2019), basados en los principios Lean.

La herramienta se basa en el uso de columnas y tarjetas para representar tareas en un tablero; de esta forma, todos pueden conocer el estado de cada tarea de un vistazo.

Principios del método Kanban

El método Kanban se basa en dos tipos de principios y seis prácticas (Tabla 01); los dos tipos de principios están vinculados con la gestión del cambio y la prestación de servicios.

Tabla 01. Tipos de principios y seis prácticas del método Kanban

Principios de gestión del cambioPrincipios de prestación de servicios
Inicia con lo que haces ahoraConcéntrate en las necesidades y expectativas del cliente
Busca cambios incrementales y evolutivosAdministra el trabajo, no los trabajadores
Fomenta actos de liderazgo en todo los nivelesRevisa regularmente la red de servicios

Principios de gestión del cambio

La implementación del método Kanban debe integrarse con los procesos ya establecidos de la compañía, de una forma no disruptiva, buscando cambios evolutivos y de mejora continua.

Dentro de este tipo de principios se incluyen:

Inicia con lo que haces ahora

El método Kanban reconoce que los procesos, roles, responsabilidades y títulos existentes tienen valor y, en general, vale la pena preservarlos. Sin embargo, resaltará los problemas que deben abordarse y ayudará a evaluar y planificar cambios para que su implementación sea lo menos disruptiva posible.

Kanban hace hincapié en no realizar ningún cambio en su configuración/proceso existente de inmediato. Cualquier cambio necesario puede ocurrir gradualmente durante un período de tiempo a un ritmo con el que el equipo se sienta cómodo.

Busca cambios incrementales y evolutivos

Fomenta pequeños cambios incrementales y evolutivos continuos en el proceso actual mediante la implementación, por ejemplo, de formularios de colaboración y retroalimentación.

En general, se desaconsejan los cambios radicales porque suelen encontrar resistencia debido al miedo o la incertidumbre.

Fomenta actos de liderazgo en todos los niveles

El liderazgo en todos los niveles se deriva de las percepciones y acciones cotidianas de las personas para mejorar su forma de trabajar.

Por insignificante que pueda pensar, cada observación compartida fomenta una mentalidad de mejora continua para alcanzar un rendimiento óptimo a nivel de equipo/departamento/empresa.

Principios de prestación de servicios

Kanban tiene como objetivo desarrollar un enfoque orientado al servicio. En este sentido, necesitas comprender profundamente las necesidades de tus clientes, crea una red de servicios donde las personas se auto-organicen en torno al trabajo y asegúrate de que tu sistema evolucione continuamente.

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Céntrate en las necesidades y expectativas del cliente

Entregar valor al cliente debe estar en el centro de cada organización. Comprender las necesidades y expectativas de sus clientes llama la atención sobre la calidad de los servicios prestados y el valor que crea.

Administrar el trabajo

Administrar el trabajo en tu red de servicios garantiza que potencie las capacidades de las personas para auto-organizarse en torno al trabajo. Esto te permitirá centrarte en los resultados deseados sin el “ruido” creado por las microgestión de las personas que prestan los servicios.

Revisa periódicamente la red de servicios

Una vez desarrollado, un enfoque orientado al servicio requiere una evaluación continua para fomentar una cultura de servicio al cliente.

Mediante el uso de revisiones periódicas de la red de servicios y la evaluación de las políticas de trabajo aplicadas, Kanban fomenta la mejora de los resultados entregados.

Ventajas y desventajas de Kanban

En esta sección vamos a identificar las ventajas y desventajas descritas en la literatura sobre el método Kanban.

Un aspecto importante Kanban es que es una herramienta muy eficiente y con costo de implementación accesible, la misma permite que los objetivos establecidos por la gerencia sean alcanzados por la gerencia (Pereira y de Sousa, 2021).

Asimismo, el método Kanban es un sistema “pull” que se basa en que el trabajo se introduce en el sistema cuando el equipo tiene la capacidad para hacerlo, en lugar de que las tareas se asignen desde arriba (Siderova, 2018).

Ventajas

  • Permite una mejor visibilidad y conocimiento de todo el proceso en desarrollo, además del control efectivo de los flujos de trabajo y el límite del trabajo en progreso.
  • El límite del trabajo en progreso es establecido por los administradores del proyecto para ayudarlos en el monitoreo del progreso y hacer que los miembros del equipo se enfoquen en una sola tarea en un tiempo específico.
  • Mejora la comunicación y la transparencia del trabajo, la satisfacción del cliente y la coordinación del equipo entre los diferentes involucrados.

Desventajas

  • Una pequeña falla en el proceso de desarrollo del método Kanban puede provocar el cierre de todo el proceso y se requieren esfuerzos adicionales para realizar el proceso de recuperación.
  • El proceso de visualización del tablero Kanban es complicado cuando se utiliza para visualizar el estado del proyecto. La complicación se debe a la incapacidad del tablero kanban para no mostrar indicaciones del progreso del proyecto en términos cuantitativos.

Ejemplos Kanban

El método Kanban se viene implementando en múltiples sectores, a continuación te brindamos algunos ejemplos que pueden orientarte en la implementación:

Toyota Kanban

El método Kanban fue desarrollado por Toyota para gestionar sus procesos de fabricación de vehículos. Inspirados por las prácticas de pedido “justo a tiempo”, los trabajadores de Toyota utilizaron un Kanban para señalar los pasos en su proceso de fabricación.

Es importante destacar que pensar que el sistema de producción de Toyota es un sistema Kanban es incorrecto; el sistema de producción de Toyoya es una vía para hacer productos, mientras que el sistema Kanban es una forma de gestionar el método de producción Justo a tiempo (Htun et al, 2019).

Kanban en la industria textil y de la moda

George et al., (2022) destaca la implementación del Kanban en las industrias de la moda y textil, destacando que puede ayudar a incrementar la productividad, el control de inventarios, asegurar el suministro y la participación de los empleados, remover los cuellos de botella y mejorar la calidad de los productos.

Uso de Kanban en Puma

Gauteplass (2020) estudió la rentabilidad del pensamiento Lean en la gestión de productos, teniendo como caso de estudio Puma SE; y concluye que Puma puede incrementar su rentabilidad mediante la aplicación de las prácticas Lean, y que las prácticas de gestión más adecuadas son: Value Stream Mapping, Kanban y KPIs.

¿Cómo implementar el método Kanban en tu empresa?

Si has decidido que Kanban es la mejor elección para mejorar tus procesos, el primer paso es formar a todo el equipo de trabajo en la metodología y tomar conciencia de las ventajas y desventajas que presenta este sistema.

La implementación del método Kanban incluye 6 prácticas elementales: visualización del trabajo, Limita el trabajo en progreso (WIP), gestiona el flujo, hacer que las políticas de proceso sean explícitas, implementar la retroalimentación y mejorar la colaboración. Cada una de estas prácticas del método Kanban las describimos más adelante.

Para la implementación del Kanban en los últimos años se viene promoviendo el enfoque de pensamiento sistémico para la introducción del método, conocido como STATIK (Systems Thinking Approach To Introducing Kanban).

Roles en la implementación del método Kanban

No se requieren roles explícitamente para adoptar Kanban, puedes emplear los roles que tienes actualmente en tu equipo.

Sin embargo, Agile Alliance destaca que han surgido dos roles en la práctica que sirven para propósitos particulares:

Gestor de las solicitudes de servicios

Entiende las necesidades y expectativas de los clientes, y facilita la selección y ordenamiento de elementos de trabajo. Esta función a menudo la desempeña un gerente de producto, propietario de producto o gerente de servicio.

Gerente del servicio de entregas

Es el responsable del flujo de trabajo para entregar los productos a los clientes. Facilita la planificación de reuniones y entregas de Kanban. Otros nombres para esta función incluye: administrador de flujo, administrador de entrega o maestro de flujo.

Systems Thinking Approach To Introducing Kanban (STATIK)

El enfoque de pensamiento sistémico para la introducción de Kanban (STATIK) es una forma repetible de comenzar con Kanban. STATIK debe aplicarse a cada servicio.

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Los Talleres de STATIK tienden a explorar iterativamente el diseño correcto del sistema. STATIK no está diseñado como un proceso secuencial de un solo paso, sino que está diseñado para funcionar como un circuito de retroalimentación que informa las actividades de diseño y rediseño.

En la práctica, este proceso suele tardar entre 4 horas y 4 días, y debe hacerse con al menos un grupo representativo de las personas involucradas.

Según Kanban University STATIK incluye los sisguientes pasos:

Identificar las fuentes de insatisfacción

¿Con qué están insatisfechas las personas involucradas en la prestación del servicio? ¿Con quéestán insatisfechos los clientes?

Todas estas fuenres de insatisfacción brinda motivación para el cambio, lo cual es clave para una iniciativa Kaban exitosa.

Analizar la demanda

¿Qué solicitan los clientes, a través de qué canales? ¿Cuáles son los tipos de trabajo y patrones de demanda?

Esta información es clave para desarrollar el panorama completo del trabajo que llega al sistema.

Analiza las capacidades del sistema

¿Cuáles son las capacidades del sistema con respecto a la cantidad demandada por el cliente, de qué tipo y con qué rapidez y previsibilidad.

En este paso generalmente debes revisar los datos históricos de capacidad de producción de la empresa, proveedores, etc.

Modela el flujo de trabajo

¿Cuáles son las actividades por las que pasa cada uno de los tipos de elementos de trabajo identificados?

Pueden ser secuenciales, paralelos o sin ningún orden en particular. Posteriormente, estos serán la base para definir las columnas en el tablero Kanban.

Identificar clases de servicio

¿Cómo ingresan y se tratan los productos en el sistema?

Diseña el sistema Kanban

En función de toda la información obtenida en los pasos anteriores, se diseña el sistema Kanban. Más adelante describimos con mayor detalle estos aspectos.

Visualiza el trabajo

Una vez que conoces los conceptos básicos de Kanban y sus beneficios, el primer paso es visualizar el trabajo y crear un tablero físico o en un tablero electrónico. En el tablero debes detallar los pasos del proceso que utilizas actualmente para entregar tu trabajo o servicios.

Elabora un tablero (Kanban board)

Al crear un modelo visual del trabajo y el proceso, podrás observar el flujo de trabajo que se mueve a través del sistema Kanban.

Primero debes decidir qué tareas son necesarias para completar el trabajo y determina con qué anticipación deseas planificar cada tarea. Luego, divide esas tareas en categorías que tengan sentido y crea las columnas correspondientes en tu tablero Kanban.

Típicamente, el tablero Kanban está verticalmente dividido en diferentes columnas o etapas. Cada estado hace referencia a un estado de la tarea, mientras que cada tarea es representada por tarjetas adheridas al tablero en la etapa correspondiente para representar el estado actual de las tareas.

El tablero Kanban básico (figura 01) incluye solo tres columnas: “Por hacer”, “En curso” y “Terminados”; sin embargo, la experiencia recomienda agregar dos columnas adicionales, de esta forma las columnas serían 5: “Por hacer”, “En curso”, “Verificar”, “Prueba” y “Terminado”.

Tablero Kanban básico.
Figura 01: Tablero Kanban básico. Cortesía: Jeff.lasovski

Finalmente, enumera y escribe las tareas en tarjetas, y muévelas de una columna a otra a medida que completas cada tarea.

Establece los flujos de trabajo (Workflows) y tareas

Cómo lo destacamos anteriormente, uno de los principales beneficios de usar Kanban para mejorar la productividad y la eficiencia en tu compañía es su capacidad para ayudarte a organizar tareas en flujos de trabajo optimizados.

Debes tomarte el tiempo necesario para trazar cada paso en el proceso y crear tareas que sean manejables y que puedan completarse en un cierto período de tiempo.

De esta manera, puedes asegurarte de que los recursos estén optimizados, las tareas se muevan rápidamente a través de tu tablero y nunca perderás ningún paso importante en el flujo de trabajo.

Establece pautas para etiquetar tarjetas, columnas y códigos de colores

Establecer pautas para etiquetar tarjetas, columnas y códigos de colores para brindar a tu equipo una ayuda visual para priorizar tareas.

Por ejemplo, puedes asignar diferentes colores o etiquetas a las tarjetas para que se destaquen. El uso de estos para mostrar la importancia de cada tarea hará que sea más fácil para ti y los miembros de tu equipo identificar qué tareas deben realizarse primero.

También puedes usar las columnas para mostrar un determinado tipo de proceso de trabajo o agregar etiquetas o etiquetas personalizadas para cada tarea. Esto ayudará a mantener todo organizado y rastreado fácilmente.

Desarrollar procesos con puntos de control regulares

Establecer puntos de control con tu equipo puede ayudar a garantizar que las tareas que están completando se mantengan alineadas con los objetivos generales del proyecto.

Debes asegurarte de revisar lo que se completó, lo que aún está en progreso y las nuevas tareas que se agregaron desde el último registro. Esto le permitirá monitorear el flujo de trabajo y ajustarlo en consecuencia si es necesario.

También debes brindar oportunidad para que todos los miembros del equipo den su opinión sobre el progreso de cada tarea y los desafíos que enfrenta.

Limita el trabajo en progreso (WIP)

Limitar el trabajo en progreso es fundamental para implementar Kanban. Esto alentará a tu equipo a completar el trabajo en curso antes de comenzar un nuevo trabajo. Por lo tanto, el trabajo actualmente en progreso debe completarse y marcarse como terminado.

Esto crea capacidad en el sistema, por lo que el equipo puede incorporar nuevos trabajos.

Tablero kanban típico con dos tipos de trabajo
Figura 02. Tablero Kanban típico con dos típos de trabajo. Cortesía: Andy Carmichael

Gestiona el flujo

Administrar el flujo es la clave del sistema después de haber implementado las primeras dos prácticas. El Kanban te ayudará a gestionar el flujo al resaltar las diversas etapas del flujo de trabajo y el estado del trabajo en cada etapa.

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Dependiendo de qué tan bien se define el flujo de trabajo y se establezcan los límites del trabajo en progreso, observarás un flujo fluido dentro de los límites o el trabajo se acumula a medida que algo se detiene y comienza a retener la capacidad.

Kanban ayuda a tu equipo a analizar el sistema y hacer ajustes para mejorar el flujo y reducir el tiempo que lleva completar cada parte del trabajo. En este sentido debes observar las etapas intermedias de espera y analizar cuánto tiempo permanecen los elementos de trabajo de estas “etapas de transferencia”.

Hacer que las políticas de procesos sean explícitas

Como parte de la visualización de tu proceso, tiene sentido definir y visualizar también explícitamente sus políticas (reglas o pautas del proceso) sobre cómo se realiza el trabajo.

Al formular pautas de proceso explícitas, crea una base común para que todos los participantes entiendan cómo hacer cualquier tipo de trabajo en el sistema.

Implementa la retroalimentación

La retroalimentación es una parte integral de cualquier buen sistema. Kanban te permite implementar ciclos de retroalimentación de varios tipos: revisión del flujo de trabajo, métricas e informes, y una variedad de señales visuales que te brinda retroalimentación continua sobre el progreso del trabajo.

Mejora la colaboración, evoluciona experimentalmente

El método Kanban es un proceso de mejora evolutiva. Te ayuda a adoptar pequeños cambios y mejorar gradualmente a un ritmo y tamaño que tu equipo pueda manejar fácilmente.

Fomenta el uso del método científico: formula una hipótesis, la prueba y realiza cambios según el resultado de la prueba.

Como equipo que implementa los principios Lean/Agile, su tarea clave es evaluar su proceso constantemente y mejorar continuamente según sea necesario y posible.

Aplicaciones digitales para implementar el método Kanban

Existen una serie de herramientas gratuitas y de pago para gestionar los procesos de implementación Kanban, a continuación te brindamos una lista, evalúa cada una y elige la que mejor responda a tus necesidades y presupuesto:

ZenHub

ZenHub está orientado a la gestión de proyectos agile dentro de GitHub, es de acceso libre para pequeños equipos.

Trello

Trello te permite crear un tablero, listas y tarjetas, puedes personalizarlos y expandirlos conforme las necesidades del equipo.

JetBrains

JetBrains te permite elaborar tableros para la planificación, seguimiento y monitoreo del progreso de las tareas de uno o más proyectos.

Asana

Con Asana puedes visualizar el progreso de tu trabajo en tableros Kanban digitales y puedes observar cómo tu equipo mueve las tareas de la columna de trabajo “pendiente” a “terminado”.

Conclusión

La implementación del método Kanban en cualquier compañía, y de cualquier sector, tiene un impacto significativo en la efiencia y rentabilidad. Kanban es fácil de implementar y se puede adaptar al presupuesto de las empresa, independiente de su tamaño.

Sin embargo, como lo describe Hamzah et al (2021), existen varios desafíos que deben ser superados con la finalidad de intensificar la adopción del método Kanban en las organizaciones.

Una de las tendencias vigentes es consolidar la implementación de Kanban para los procesos de mejora continua.

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