Gestión de proyectos sociales con metodología ágile

Milthon Lujan Monja

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La gestión de proyectos sociales, y de desarrollo, normalmente se vuelve compleja debido a que está parametrizada por los criterios establecidos durante la formulación; sin embargo, con frecuencia se dan cambios en el entorno cuando se ejecuta el proyecto.

Las metodologías ágiles permiten que la gestión de proyectos sea más flexible, autónomo y eficaz. La principal particularidad de agile es la flexibilidad.

Bajo este enfoque, el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Instituto Latinoamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) publicaron la 3ra edición de la “Guía Práctica: PM4R Agile” para el uso de la metodología ágile en la gestión de proyectos sociales y de desarrollo en el marco del Project Management for Results (PM4R).

Guía Práctica. PM4R Agile

PM4R es la primera metodología de gestión de proyectos de desarrollo e impacto social para América Latina y el Caribe, continuación resumimos la “Guía Práctica: PM4R Agile”, que sin duda se convertirá en una herramienta de consulta para los que gestionan proyectos sociales.

Proyectos sociales y desarrollo

Los proyectos sociales y de desarrollo tienen como objetivo final la obtención de resultados concretos que permitan resolver los problemas sociales o impulsar el desarrollo socioeconómico de una localidad, país o región.

Los proyectos deben responder a una lógica mediante la generación de resultados intermedios a lo largo de una serie de cambios cuyo objetivo final es la obtención de resultados sostenibles en el largo plazo.

Mentalidad Ágil

PM4R Agile es un enfoque para gestionar proyectos o “partes” del proyecto de forma iterativa en ciclos cortos que permite realizar entregas frecuentes de valor visibilizando resultados en el corto plazo.

La filosofía Lean es la base de PM4R Agile con lo que se busca eliminar desperdicio, involucrar a todos y mejorar de forma continua.

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De esta forma, la mentalidad ágil representa un cambio cultural en la gestión de proyectos para lograr flexibilidad, un alto rendimiento y resultados de valor frecuentes, detalla el documento.

Las principales características son:

  • El enfoque ágil en proyectos es un método iterativo e incremental de gestión de actividades de forma muy flexible e interactiva.
  • Los métodos ágiles pretenden responder a niveles altos de cambios y a la participación continua de los interesados.
  • Agilidad implica la adopción de una nueva forma de pensar que se basa en valores y principios ágiles.
  • Las personas son el eje central y la razón de ser de los proyectos ágiles, por lo tanto, cliente, beneficiarios y equipos de proyecto, trabajan estrechamente con una comunicación y retroalimentación constante.

Triángulo Ágil

En el enfoque tradicional de la gestión de proyectos se acostumbra a definir primero el alcance del proyecto, para luego planificar su duración y costo. En cambio, en el enfoque ágil, se fijan el costo y la duración; el alcance varía en función de la entrega de valor a los beneficiarios en cada iteración (sprint), teniendo presente el resultado final del proyecto que se visualizó al inicio.

Figura 1. El Triángulo Ágil (Fuente: Mondelo E. y R. Sánchez. 2020).

Metodología Agile PM4R

La metodología PM4R Agile es un conjunto de principios, roles y herramientas diseñados para guiar al equipo en la ejecución ágil del proyecto mediante cinco sencillos pasos.

PM4R se enfoca en los trabajos prioritarios del proyecto, aquellos que agregan más valor al beneficiario, y permite mostrar resultados en un menor plazo de tiempo.

Principios de PM4R Agile

El enfoque ágil es un cambio de mentalidad, y este cambio funciona cuando la forma de pensar es acogida por un equipo de proyecto visionario que esté dispuesto a cambiar su manera de trabajar.

Los tres principios fundamentales de PM4R Agile son:

  1. Compromiso con el resultado
  2. Entregas frecuentes de valor
  3. Adaptación al cambio

Roles del equipo PM4R

La metodología ágil funciona cuando es acogida por un equipo de proyecto visionario que esté dispuesto a cambiar su forma de trabajar. Además, se requiere que este sea auto-organizado.

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En la metodología PM4T Agile se han definido los siguientes roles: Duelo del producto, patrocinador, Súper Líder Ágil, Líder Ágil, Equipo Ágil.

Según Carl Larson y Frank LaFasto, los equipos de alto desempeño se construyen así:

  • Crear una visión compartida para el equipo.
  • Establecer metas realistas.
  • Limitar el equipo a 12 o menos miembros.
  • Construir un sentido de identidad del equipo.
  • Proveer un liderazgo fuerte.

Herramientas de la Metodología Ágile

a) Lista de trabajo priorizados

El dueño del producto, con la colaboración del equipo, ordena el trabajo por prioridad conformando una lista de elementos necesarios para construir el producto o resultado final del proyecto.

A la lista se le denomina “backlog” del producto, lista priorizada del producto o lista de trabajos priorizados.

b) Sprint

Los proyectos ágiles se dividen en periodos consecutivos de una duración fija denominados sprints.

En los proyectos sociales se recomienda que los sprints tengan una duración de dos semanas, sin embargo, eso podrá variar en función de la complejidad y características del proyecto.

c) Plan PM4R Agile

Es el subconjunto de paquetes de trabajo que el equipo seleccionó de la estructura desglosa de trabajo (EDT) para cada uno de los seis sprints que conforman el plan PM4R Agile.

Los trabajo se deben descomponer al nivel de tareas siendo muy importante que, a la hora de seleccionarlos, el equipo estime la complejidad y tiempo para realizarlos, asegurándose que pueden ser completados en el sprint.

d) Kanban PM4R Agile

En PM4T Agile, Kanban es un tablero que nos permite identificar el avance de los trabajos de cada sprint, utilizando cuatro columnas: por hacer, en proceso, en aceptación y completado.

Fig. 2. Tablero Kanban (Fuente: Mondelo E. y R. Sánchez. 2020)

La guía también incluye una descripción de 5 pasos para el desarrollo del plan PM4R Agile, con acceso a videos para complementar tu formación.

Conclusión

La inclusión de la metodología Ágile en la gestión de proyectos sociales y de desarrollo permite ganar una mayor flexibilidad, pero sobretodo responder a las expectativas de los clientes.

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La guía PM4R constituye un importante paso en la gestión de proyectos, pero sobre todo se convierte en tu material de consulta obligatoria si eres un gestor de proyectos.

Puedes obtener mayor información de PM4R en: https://pm4r.org/

Finalmente, si estas interesado en aprender sobre el uso de las metodologías ágiles en la gestión de proyectos puedes participar en los siguientes cursos gratuitos (solo pagas si deseas la certificación profesional):

Certificación Profesional en Gestión de proyectos y metodología ágil

Gestión de Proyectos de Desarrollo

Referencia (acceso abierto):
Mondelo E. y R. Sánchez. 2020. Guía Práctica: PM4R Agile. Banco Interamericano de Desarrollo (BID) – Instituto Latinoamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES). 48 p.

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