¿Qué son las 5S y cómo implementarlas en tu compañía?

Si estás buscando fomentar un lugar de trabajo más organizado, optimizado y eficiente, el sistema 5S puede ser una gran herramienta. La filosofía cinco S se aplica a cualquier área de trabajo y en la producción Lean.

5S es una filosofía japonesa sobresaliente para el desarrollo de cualquier tipo de organización en todo el mundo (Randhawa y Ahuja, 2017); esta metodología se puede utilizar en una variedad de operaciones, desde almacenamiento a pequeña escala o áreas de oficina, hasta grandes proyectos industriales.

La metodología de las 5S es parte de las técnicas del Sistema de Gestión de la Producción o Lean Manufacturing, cada una de las técnicas se interrelacionan en el proceso de la mejora continua (Piñero et al., 2018).

Conoce qué es el sistema 5S, cómo implementarlo en tu espacio de trabajo y descubre las mejores prácticas para crear un entorno organizado.

¿Qué son las 5S?

Las «cinco S» o «5S» fue desarrollado en Japón y ha sido identificada como una de las técnicas que facilitan la fabricación justo a tiempo.

Las 5S son un sistema de organización de espacios para que el trabajo se realice de forma eficiente, eficaz y segura. Cinco S se considera una parte fundamental del sistema de producción de Toyota porque hasta que el lugar de trabajo esté en un estado limpio y organizado, es difícil lograr buenos resultados consistentemente.

El enfoque de las cinco S es poner todo donde corresponde y mantener limpio el lugar de trabajo, debido a que un espacio desordenado y abarrotado puede provocar errores, ralentizaciones en la producción e incluso accidente, todo lo cual interrumpe las operaciones e impacta negativamente en una empresa.

5S se basa en 5 pasos que ayudan a reducir el desperdicio y eliminar errores al mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia.

¿Cuáles son las 5S o 6S?

El término 5S proviene de cinco palabras japonesas, cada “S” representa una parte de un proceso de 5S que pueden mejorar la función general de un negocio. Sin embargo, debo comentarte que una tendencia importante es incluir una sexta S: Seguridad.

En la tabla 1 te presentamos las palabras en japonés, inglés y su traducción en español.

Tabla 01. Las palabras en japonés, inglés y español del término 5S

Beneficios de la implementación de las Cinco S (5S)

En esta sección queremos responder a la preguna: ¿Para qué sirven las 5S?

Con el enfoque 5S, las organizaciones pueden identificar y eliminar las deficiencias en los procesos, la productividad y la seguridad, lo que da como resultado un flujo de trabajo mejorado para los empleados y operaciones más eficientes para la empresa en general.

Un punto a destacar es que 5S es la base de los sistemas de producción Lean. La aplicación de las 5S hace que una empresa sea más competitiva y productiva; además, proporciona una base sólida para lograr la excelencia operativa (Justine y Yogi, 2020).

El pensamiento Cinco S se basa en un enfoque científico, lo que significa medir y analizar los procesos actuales para que se puedan realizar cambios, visualizar resultados e identificar mejoras.

Randhawa y Ahuja (2017b) evaluaron las contribuciones de la implementación de las cinco S en las industrias manufactureras y describen beneficios significativos en: la eliminación de problemas crónicos graves del sistema de fabricación, como demoras, averías, empleados desmoralizados, disminución de las ganancias y clientes insatisfechos.

En resumen, la metodología 5S produce los siguientes beneficios para las empresas:

• Reduce los costos
• Aumenta la calidad
• Incrementa la agilidad y flexibilidad en la producción, lo que tiene un impacto positivo en la productividad
• Mayor satisfacción de los empleados
• Menores tasas de defectos
• Un ambiente de trabajo seguro y por lo tanto mejora la seguridad, lo que resulta en menores tasas de accidentes laborales.
• Mejora la imagen de la empresas ante los clientes, proveedores, empleados y accionistas

5S en Lean Manufacturing

Lean Manufacturing es una forma de pensar sobre los sistemas productivos con el objetivo de reducir lo innecesario. Este enfoque ayuda a mejorar la productividad, la calidad y las ganancias.

Algunas otras herramientas bajo el paraguas de Lean Manufacturing que trabajan bien en cooperación con 5S incluyen a: Kaizen, Kanban, y Total Productive Maintenance.

Ejemplos de empresas con 5S

Taller de soldadura

Rizkya et al., (2019) describen la aplicación del método 5S en un taller de soldadura y destacan la contribución significativa de la implementación al progreso organizacional en términos de calidad, productividad, seguridad laboral y valores morales de los trabajadores; y concluyen que con la implementación de 5S se logró minimizar la actividad de búsqueda en un 18.75% y el uso del espacio en un 11.20%.

Microempresa de artesanías

Zubia et al., (2018) implementó las 5S en el área de producción de una microempresa Artesanías “Don Benja” en Tecate (Baja California – México), logrando resultados como ahorro en los costos de operación, una eficaz gestión de los recursos, reducción de accidentes, mejora en el clima laboral debido al aumento de motivación del personal al encontrarse más a gusto en su lugar de trabajo.

Servicio de operación en Toyota Dasmarinas-Cavite

Justine y Yogi (2020) evaluó el impacto de la herramienta Lean 5S en la operación de servicio de Toyota Dasmarinas-Cavite, y descubrieron que 5S tiene un impacto significativo en la calidad del desempeño de los empleados, la productividad de las operaciones del departamento y la seguridad en el lugar de trabajo.

Implementación de las 5S en empresas

La implementación de las herramientas Lean requiere la transformación de la cultura de la compañía, y las cinco S son la base de los sistemas de producción Lean (Costa et al., 2018).

Zubia et al., (2018) describe el proceso de implementación en cinco etapas: Diagnóstico, concientizar, capacitación, el plan de implementación y la implementación de las 5S.

A continuación describimos cada una de las 5 “S”, debes entender que los pasos son secuenciales:

Seiri – Seleccionar: Crear un plan de acción

El primer paso del sistema 5S es seleccionar, implica revisar todas las herramientas, muebles, materiales, equipos, etc. en un área de trabajo para determinar qué debe quedar y qué se puede quitar.

Los objetivos de este paso son:

• Reducir la pérdida de tiempo buscando un artículo al reducir la cantidad de artículos innecesarios.
• Reducir la posibilidad de distracción por elementos innecesarios.
• Simplificar la inspección.
• Aumentar la cantidad de espacio disponible y útil.
• Aumentar la seguridad eliminando obstáculos.

Algunas preguntas que deben ser respondidas por las personas que laboran en el ambiente de trabajo evaluado son:

• ¿Cuál es el propósito de este artículo?
• ¿Cuándo se usó este artículo por última vez?
• ¿Con qué frecuencia se usa?
• ¿Quién lo usa?
• ¿Tiene que estar aquí?

Cuando el grupo de trabajo ha determinado que algunos artículos no son necesarios, considera las siguientes opciones:

• Entregar los artículos a un departamento diferente
• Reciclar/tirar/vender los artículo
• Poner los artículos en un almacén.

Uso de tarjeta roja

Cuando realices la clasificación de los artículos probablemente te encuentres, por ejemplo, con algunas herramientas que no se han utilizado recientemente, pero que podrían utilizarse en el futuro, en estos casos debes usar el método de la tarjeta roja.

Las tarjetas rojas suelen ser etiquetas de cartón o pegatinas que se pueden adherir a los artículos que no se usan con frecuencia. Los usuarios completan la información sobre el artículo:

• Ubicación
• Descripción
• Nombre de la persona que la tarjeta
• Fecha de uso

Los artículos con tarjeta roja se reúnen en una “área de tarjeta roja”. Si después de un período de tiempo designado el elemento no se ha utilizado, es hora de eliminarlo del espacio de trabajo.

Seiton – Ordenar: Establecer sistemas de almacenamiento efectivos

Ahora que todos los artículos necesarios están clasificados, es hora de establecer sistemas de almacenamiento eficientes para ellos.

El objetivo de este paso es:

• Hacer que el flujo de trabajo sea fluido y fácil.

El equipo de trabajo debe responder preguntas como:

• ¿Qué personas (o lugares de trabajo) utilizan qué elementos?
• ¿Cuándo se usan los artículos?
• ¿Qué elementos se utilizan con más frecuencia?
• ¿Se deben agrupar los elementos por tipo?
• ¿Dónde sería más lógico colocar los elementos?
• ¿Algunas ubicaciones reducirían el movimiento innecesario?
• ¿Se necesitan más contenedores de almacenamiento para mantener las cosas organizadas?

Al respecto, debes disponer de contenedores debidamente etiquetados, como estantes, armarios, cajones y contenedores, para que puedas almacenar fácilmente los artículos de manera ordenada.

Además, intenta organizar los elementos desde los más usados hasta los menos usados o por orden creciente de tamaño para que sean fáciles de acceder e identificar en el entorno de trabajo. De esta manera, los trabajadores pueden ubicar los artículos necesarios rápidamente, lo que puede ayudar a mejorar la productividad.

Una recomendación en esta fase es determinar qué arreglos son más lógicos. Eso requerirá pensar en las tareas, la frecuencia de esas tareas, los caminos que toman las personas a través del espacio, etc.

Construye un mapa 5C

Las herramientas que se usan con frecuencia deben almacenarse cerca del lugar donde se usan. Los equipos de repuesto, los suministros y otras herramientas que se usan con menos frecuencia se pueden guardar en una ubicación central, donde varios equipos de trabajo pueden compartirlos.

Según McFadden (?) un mapa 5S es un diagrama o plano de planta que proporciona una descripción general de un área de trabajo, un proceso o una estación. Proporciona una referencia visual para mostrar dónde están las herramientas, los suministros, los trabajadores y las rutas de tránsito, y cómo se relacionan entre sí.

Seiso – Limpiar: Desarrolla protocolos de limpieza y mantenimiento

La etapa Seiso es cuando el equipo se reúne para desarrollar protocolos y programas de limpieza para mantener el lugar de trabajo; sin embargo, también incluye planificar el mantenimiento regular de las máquinas y equipos.

Los objetivos de este paso son:

• Mejorar la eficiencia y seguridad del proceso de producción, reduce los desperdicios, previene errores y defectos.
• Mantener el lugar de trabajo limpio y seguro para trabajar.

Establece equipos de trabajadores que sean responsables de mantener la organización y las áreas limpias a lo largo de sus turnos. Todos deben recibir capacitación sobre cómo desechar adecuadamente los materiales de desecho y las sustancias peligrosas, usar materiales de limpieza y otras actividades relacionadas, como los procesos de pintura o lubricación.

También es importante designar días de mantenimiento para que todos puedan participar en actividades de limpieza profunda al menos una vez por semana.

La planificación del mantenimiento de los equipos y máquinas permite a los directivos de la empresa detectar problemas y evitar averías, lo que representa menos tiempo perdido y ninguna pérdida de beneficios relacionada con los paros laborales.

Seiketsu – Estandarizar: implementar procedimientos operativos estándar

Para lograr un desempeño constante y confiable en el lugar de trabajo, deberás desarrollar procedimientos operativos estándar (POE).

El objetivo del paso de estandarización es:

• Establecer procedimientos y cronogramas para asegurar la repetición de las prácticas de las primeras tres “S”.

Estos procesos iterativos deben implementarse para garantizar que cualquier tarea o procedimiento se realice de la misma manera cada vez con poca o ninguna variación. Esto incluye los pasos que todos siguen antes de que se lleve a cabo cualquier procedimiento, así como los pasos que se toman después.

Documenta estos procesos y proporciona capacitación sobre ellos para que los trabajadores conozcan todos los requisitos necesarios durante sus turnos para maximizar la eficiencia y la precisión.

Herramientas para la estandarización

Una lista de verificación diaria de 5S o un gráfico pueden ser útiles. Otra herramienta útil es un cronograma publicado que indique la frecuencia con la que se deben realizar ciertas tareas de limpieza y quién es responsable de ellas.

Las herramientas comunes para este proceso incluyen:

• 5s checklist o listas de chequeo: Enumerar los pasos individuales de un proceso facilita que los trabajadores sigan ese proceso por completo. También proporciona una herramienta de auditoría simple para verificar el progreso más adelante.
• Gráficos de ciclo de trabajo: Identifica cada tarea que se realizará en un área de trabajo y decide un cronograma o frecuencia para cada una de esas tareas. Luego, asigna la responsabilidad a un trabajador en particular.
• Etiquetas y letreros de procedimientos: proporciona instrucciones de funcionamiento, pasos de limpieza y procedimientos de mantenimiento preventivo justo donde se necesitará esa información.

Shitsuke – Disciplina: fomentar el compromiso del equipo

El quinto y último paso del sistema 5s es la sostenibilidad, que podemos interpretar como “disciplina”. La idea es continuar con el compromiso.

Este paso se enfoca en mantener una cultura dentro de su organización que fomente el compromiso y la mejora continua.

El objetivo es:

• Asegurar de que se mantenga el enfoque 5S.

Una vez que se implementan los procedimientos estándar para 5S, las empresas deben realizar el trabajo continuo de mantener esos procedimientos y actualizarlos según sea necesario.

Para fomentar la participación del equipo, debe haber una comunicación abierta entre los trabajadores y la gerencia para que todos se sientan cómodos compartiendo comentarios sobre las prácticas en el lugar de trabajo o discutiendo cualquier problema o inquietud que puedan tener.

Además, proporciona recompensas y reconocimiento a los empleados que demuestran excelencia en conocimientos, habilidades, actitudes y liderazgo puede crear un entorno organizacional en el que es más probable que las personas cooperen y se ayuden entre sí.

Para mantener las prácticas de 5S, asegúrate de que todos los empleados nuevos reciben capacitación sobre los procedimientos de su área.

McFadden (?) describe algunos elementos que son comunes en los programas 5S exitosos:

• Soporte de la gerencia: sin un compromiso visible de los gerentes, los procesos de 5S no se mantendrán. Los supervisores y gerentes deben participar en la auditoría de los procesos de trabajo de 5S y obtener retroalimentación de los trabajadores. También deben proporcionar las herramientas, la capacitación y el tiempo para que los trabajadores hagan bien su trabajo.
• Recorridos por departamentos: traer equipos de un departamento para visitar otros departamentos ayudará a familiarizar a toda la fuerza laboral con los procesos de sus instalaciones. Esta actividad ayudará a difundir buenas ideas e inspira a las personas a encontrar nuevas formas de mejorar la implementación de 5S.
• Capacitación: a medida que se pasa el tiempo, puede haber cambios en su lugar de trabajo, como nuevos equipos, nuevos productos o nuevas reglas de trabajo. Cuando esto suceda, revisa tus estándares de trabajo 5S para adaptarse a esos cambios y proporciona capacitación sobre los nuevos estándares.
• Auditorías de progreso: los estándares que se crean en el programa 5S deben proporcionar objetivos específicos y medibles. Verificar esos objetivos con una auditoría periódica, que puede proporcionar información y orientación importante.
• Evaluaciones de desempeño: una vez que conozcas que sus objetivos son razonables, haz que el desempeño sea parte de la evaluación de cada empleado. Cuando los equipos y las personas se desempeñen bien, celébralo y publica los resultados generales para que cada equipo pueda ver cómo se compara con otros equipos.

Seguridad: ¿La sexta S?

Una práctica común que está ganando adeptos es incluir una sexta S en su sistema 5S: Seguridad, por lo que también se denomina 6S. No obstante, McFadden (?) destaca que la seguridad no es un paso secuencial, sino un resultado de los primeros cinco pasos.

Por su parte, Jiménez et al., (2019) proponen una expansión de la metodología Lean 5S, que incluye el concepto de Seguridad-Protección como 6S. La fase adicional 6S revisa en profundidad todas las áreas de una planta industrial analizando los riesgos de cada puesto de trabajo; y los principales objetivos son:

• Asegurar la aplicación de las normas de seguridad (riesgos laborales)
• Asegurar la aplicación de la certificación de máquinas seguras.
• Cero accidentes.

El paso de seguridad implica centrarse en lo que se puede hacer para eliminar los riesgos en los procesos de trabajo organizando las cosas de ciertas maneras.

Esto podría implicar configurar estaciones de trabajo para que sean más ergonómicas, marcas las intersecciones, como los lugares donde los montacargas y los peatones se cruzan, con letreros y etiquetar el gabinete de almacenamiento para productos químicos.

Es importante destacar que algunos especialistas consideran que la seguridad es el resultado de la aplicación de las 5S y, como resultado, dicen que una sexta S no es necesaria.

5S Checklist para auditorías

Las auditorías son importantes debido a que nos permite conocer cómo vamos en el camino para implementar el programa 5S. En la tabla 2 presentamos un ejemplo de Checklist para 5S, basado en un sistema de puntuación.

Tabla 2. Ejemplo de Lista de Chequeo para auditorías de la implementación del sistema Cinco S

En Internet puede encontrar muchos ejemplos de Checklist para programas cinco S. A continuación te ofrecemos un listado de ejemplos de lista de chequeo que puedes revisar y adaptar según tus necesidades:

• Formato de Lista de Chequeo Programa 5S (archivo pdf)
• Lista de chequeo en orden y aseo 5S – Fundación Universitaria Navarra (archivo excel)
• 5S Audit Form (archivo pdf)
• The 5S Checklist for Ensuring a Lean Workplace (archivo pdf)

Conclusión

Como lo describe Piñero et al., (2018) el logro de los resultados de la implementación de la filosofía de las cinco S depende del liderazgo de la alta gerencia, y de la participación y compromiso de todo el equipo humano de la organización.

Asimismo, la disciplina es un elemento clave para soportar la implementación de 5S, como todo en la vida, demanda sacrificio y esfuerzo para ver resultados en el mediano y largo plazo.

Referencias bibliográficas

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Jiménez, Mariano, Luis Romero, Jon Fernández, María del Mar Espinosa, and Manuel Domínguez. 2019. «Extension of the Lean 5S Methodology to 6S with An Additional Layer to Ensure Occupational Safety and Health Levels» Sustainability 11, no. 14: 3827. https://doi.org/10.3390/su11143827

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5S Today. What is 5S?