Por: Tim Schweisfurth
Full Professor in Organizational Design and Collaboration Engineering, University of Twente
Las interrupciones son una parte inevitable de la vida laboral. Algunas duran poco tiempo: una llamada telefónica, una tarea urgente o un colega que se detiene para conversar. Si bien estos pueden afectar brevemente la productividad, las interrupciones prolongadas, como los problemas de la cadena de suministro, el clima extremo o las averías de la maquinaria, pueden tener un impacto más significativo. Pero, ¿y si hubiera un lado positivo?
En nuestra investigación en la Hamburg University of Technology, teníamos curiosidad por explorar cómo los diferentes tipos de interrupciones pueden influir en el rendimiento creativo de los empleados y cómo se pueden aprovechar para impulsar la innovación en el trabajo.
Diferenciando las interrupciones
No todas las interrupciones son iguales y se pueden diferenciar ampliamente en función de dos características: si permiten o no tiempo de inactividad, y si son inesperados o no. Por tanto, podemos distinguir tres tipos de interrupciones prolongadas:
Sorpresas
Las sorpresas son interrupciones inesperadas que liberan el tiempo de inactividad y permiten que la mente de los empleados divague. Una interrupción de la cadena de suministro que provoque una interrupción temporal de la producción podría calificarse, por ejemplo, como un corte de energía que requiere una pausa hasta que se restablezca la electricidad.
Un sistema software crítico que falla también podría considerarse una sorpresa, debido a que impide que los empleados completen sus tareas diarias.
Intrusiones
Las intrusiones son interrupciones inesperadas que no vienen con el tiempo de inactividad. Por lo general, requieren que los empleados cambien su atención al problema nuevo y apremiante. Estos pueden afectar negativamente la creatividad, ya que el enfoque de los empleados se desvía de sus tareas originales.
Los ejemplos de intrusiones incluyen solicitudes urgentes de clientes, donde un cliente de alta prioridad de repente requiere asistencia inmediata para resolver un problema con su pedido o servicio. Los empleados deben pausar sus tareas y atender las inquietudes del cliente con prontitud.
Otro ejemplo es una reunión de emergencia en respuesta a una crisis repentina.
Descansos planificados
Los descansos planificados representan interrupciones esperadas con tiempo de inactividad. Están programados y deliberados, lo que permite a los empleados alejarse de su trabajo y concentrarse en actividades u objetivos personales y desempeñar un papel crucial en el bienestar de los empleados y el equilibrio entre la vida laboral y personal.
Los ejemplos de descansos planificados incluyen vacaciones, días festivos o descansos de toda la empresa.
El impacto de las diferentes interrupciones en la creatividad
Al examinar los efectos de estas interrupciones en el desempeño de los empleados, podemos identificar cuáles tienen el potencial de impulsar la innovación y cómo las organizaciones pueden gestionarlas mejor.
Realizada en un fabricante de la industria automotriz, nuestra investigación estudió los resultados creativos de los empleados durante varias interrupciones. Utilizamos experimentos naturales, explotando eventos como la escasez y las vacaciones escolares para explorar cómo los diferentes tipos de interrupciones afectan el rendimiento creativo.
Nuestros hallazgos sugieren que las sorpresas con el tiempo de inactividad pueden aumentar significativamente en rendimiento creativo de los empleados, entendido aquí como la cantidad y la calidad de las ideas que presentan para mejorar los productos y servicios de su empresa.
Descubrimos que las personas expuestas a tales interrupciones generaron un 58% más de ideas que sus no interrumpidos en las tres semanas posteriores a la interrupción. Este impulso en la creatividad se atribuye a pensar continuamente en el trabajo y mantener los objetivos laborales durante la interrupción, lo que permite la incubación de ideas.
Por el contrario, las intrusiones dañan la creatividad. Cuando los empleados se ven obligados a cambiar su atención a la tarea entrante, su atención residual, o la cantidad de atención que permanece en la tarea interrumpida, disminuye, lo que reduce su rendimiento creativo.
En cuanto a los descansos planificados, como vacaciones o vacaciones escolares, encontramos que no afectan positivamente el rendimiento creativo. Durante estas interrupciones esperadas, los empleados tienden a desconectarse del trabajo y concentrarse en objetivos no relacionados con el trabajo, lo que reduce el residuo de atención y dificulta la incubación de ideas.
Sin embargo, esto viene con la importante advertencia de que los descansos siguen siendo esenciales para el bienestar y el rejuvenecimiento de los empleados.
Pero, ¿por qué algunas interrupciones conducen al desempeño creativo y otras no? Una respuesta puede estar en la teoría del residuo de atención, que postula que algo de atención permanece en una tarea interrumpida incluso después de que el individuo haya cambiado el enfoque a otra parte. Esta atención persistente puede ayudar a incubar ideas y fomentar el pensamiento creativo.
Con interrupciones prolongadas, la cantidad de atención restante depende de si la interrupción permite tiempo de inactividad y si es inesperada o no.
Durante las sorpresas, los empleados tienen tiempo de inactividad para pensar en su trabajo y mantener activos sus objetivos laborales, lo que da como resultado un mayor residuo de atención y un mayor rendimiento creativo. Por el contrario, durante las intrusiones, la atención residual se reduce ya que los empleados deben concentrarse en la tarea entrante.
De manera similar, durante los descansos planificados, el residuo de atención disminuye a medida que los empleados se desconectan del trabajo y se concentran en objetivos no laborales.
El arte de la interrupción: un libro de reglas
La buena noticia es que es posible que las organizaciones estimulen la creatividad aplicando una serie de pautas:
a. Sorpresas: cuando los imprevistos liberan tiempo, las organizaciones pueden alentar a los empleados a utilizarlo para reflexionar sobre su trabajo y generar nuevas ideas. Una forma de que la gerencia haga esto es proporcionar herramientas y recursos que fomenten la reflexión ociosa, como el acceso a sistemas de envío de ideas, sesiones de lluvia de ideas después de la interrupción o espacios tranquilos para la contemplación.
b. Intrusiones: la gerencia debe establecer prioridades claras y minimizar las distracciones durante una intrusión para permitir que los empleados se concentren en la tarea en cuestión. Antes de atender una intrusión, los planes listos para reanudar en los que se anota dónde se ha dejado el trabajo ayudan a reanudar la tarea original. Una vez que finaliza la interrupción, apoye la reincorporación al trabajo original haciendo que las personas reflexionen sobre cómo reanudarán la tarea original o promoviendo la colaboración y la comunicación entre colegas.
c. Descansos planificados: las organizaciones deben alentar a los empleados a desconectarse del trabajo durante las vacaciones y otros descansos programados para recargar energías y mantener un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Al regresar de un descanso, crea oportunidades para que los empleados compartan sus experiencias, ideas o inspiraciones, generando nuevas ideas o fomentando una mentalidad creativa.
Las interrupciones prolongadas son una parte inevitable de la vida laboral. Sin embargo, al comprender su impacto en la creatividad e implementar estrategias para aprovechar su potencial, se pueden transformar estas interrupciones en ricas oportunidades.
Al aprovechar las sorpresas, gestionar la atención durante las intrusiones y fomentar la desconexión deliberada durante los descansos planificados, las organizaciones pueden liberar el potencial creativo de sus empleados y fomentar un entorno de trabajo más innovador.
Este artículo «Not all interruptions are bad: how surprise breaks can unleash creativity at work» ha sido republicado por una licencia Creative Commons de la web The Conversation. Traducción: http://innovaromorir.com
