Guía para organizar un hackathon exitoso y con resultados

Milthon Lujan Monja

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Hackathon de Wikimedia Israel en el Campus Tel Aviv
Hackathon de Wikimedia Israel en el Campus Tel Aviv. Photo: Liran Mimon / Wikimedia Israel

Una hackathon puede ser la respuesta a las dificultades que tienen las empresas para desarrollar nuevos productos innovadores de forma rápida y creativa.

En los últimos años, los hackathons se han convertido en eventos muy populares debido a que facilitan la solución de problemas mediante la identificación de ideas creativas e innovaciones.

Aunque inicialmente fueron creadas para el desarrollo de software, en la actualidad, los hackatones se han convertido en herramientas para la creatividad e innovación para resolver problemas de la industria, como sociales.

Con el incremento del interés de las compañías por promover procesos de innovación abierta, los hackatones se han convertido en una herramienta valiosa para alcanzar sus objetivos.

¿Qué es un hackathon?

Un hackathon, también conocido como hack day, hackfest, datathon o codefest, puede definirse como un evento en el que equipos de personas, de diferentes disciplinas y experiencias, se unen para resolver problemas de forma creativa. En este evento, los equipos compiten entre sí para ver quién puede desarrollar la mejor solución.

Por su parte, Attalah et al., (2023) define a una hackaton como “tipos específicos de concursos de ideas en forma de un evento realizado por una organización o grupo de personas sobre un tema o problema determinado donde los participantes de diferentes perfiles colaboran y cocrean ideas y soluciones relacionadas con el tema del hackatón“.

Durante una hackaton los equipos participantes se reúnen en un lugar y permanecen allí hasta que finaliza el evento; sin embargo, en los últimos años se han desarrollado diversas herramientas para realizar hackathons online.

El proceso de una hackaton suele comenzar con la formación de equipos y la identificación del problema, seguida de la lluvia de ideas y producción, ideación, creación de prototipos y pruebas.

Tipos de hackatones

Los hackathons pueden variar en objetivos y temas, Briscoe y Mulligan (2014) los clasifica en centrados en la tecnología y centrados en el objetivo; en el mismo sentido, Roy y Laskowski (2017) clasifican a los hackatones en:

Hackatones como plataformas

Los hackatones organizados como una plataforma para crear aplicaciones como aplicaciones móviles, variaciones del sistema operativo, actualización de videojuegos y web se califican como hackathons de nicho.

Hackathons altruistas o cívicas

Los hackatones altruistas son aquellos en los que los participantes trabajan para encontrar soluciones a problemas como los sistemas de transporte público, la educación y la respuesta a desastres.

Pogačar y Žižek(2016) reportan la organización de hackatones urbanos para emplear las tecnologías de la información e involucrar a las partes interesadas en el desarrollo urbano y la renovación urbana.

Hackatones corporativos

Los hackathons corporativos organizados por empresas como Amazon, Google y Microsoft se desarrollan para alentar a los empleados a participar en el desarrollo de nuevos productos.

Hackathons de programación

Los hackatones de lenguaje o programación están dedicados a crear lenguajes de programación específicos o aplicaciones de marcos de trabajo como C++ o NET.

¿Quienes pueden organizar hackathons?

Los hackathons pueden ser organizados por universidades, corporaciones, organismos gubernamentales y no gubernamentales.

Al respecto, Medina y Nolte (2020) describe que los hackatones se han adoptado en varios dominios para generar soluciones innovadoras, fomentar el aprendizaje, construir y expandir comunidades y abordar problemas cívicos y ecológicos.

¿Cuándo es el mejor momento para organizar un Hackathon?

No hay una respuesta correcta sobre cuándo es el mejor momento para organizar un hackatón. Depende del tipo de hackathon que estés planeando, pero sobretodo de los problemas de índole productivo que quieres resolver en tu compañía.

Si está organizando un hackathon para crear algo nuevo, deberas planificar con mucha anticipación, sobre todo para atraer a los participantes que son parte de tu publico objetivo.

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Ventajas y desventajas de los hackatones

Los hackathons como toda herramienta tienen sus ventajas y desventajas.

Una hackaton puede ayudar a los participantes a perfeccionar su habilidades de tecnología informática, conocer gente y trabajar con otros en su campo.

Por su parte, los hackatones corporativos animan a los empleados a innovar, fomentar la creación de equipos y brindan oportunidades para la colaboración entre departamentos.

En cuanto a las desventajas, un hackathon potencialmente puede crear más estrés para los empleados. Asimismo, las ideas típicamente generadas a través de un hackaton también pueden resultar complicadas, porque a menudo no hay una forma de examinar o evaluar las ideas.

Los hackatones también involucran tiempo, costos y otros recursos para producir, sin garantía de retorno de la inversión (Roy y Laskowski, 2017).

¿Cómo organizar una hackathon?

Ejecutar con éxito un hackathon requiere de una adecuada planificación. A continuación te brindamos la pauta para hacer que suceda.

Elige un problema a resolver

La planificación de una hackathon inicia con la elección del problema que quieres resolver. De esta forma debes reunirte con tu equipo para priorizar uno de los problemas que afectan a tu compañía.

Puedes considerar elegir un tema relacionado con tu negocio, como por ejemplo “Cómo usamos los datos para mejorar el servicio al cliente”, o podrías centrarte en un tema más amplio, como “El futuro de la atención médica”.

La elección del tema te ayudará a concentrar los esfuerzos de tu equipo y mantener a todos encaminados.

Elijas lo que elijas, asegúrate de que se alinee con la declaración de misión de tu empresa. No esperes haber resuelto el problema al final del hackathon, piensa en el hackathon como una parada técnica de un largo viaje para resolver problemas (Tauberer, 2017).

Según la experiencia de Tauberer (2017) un hackathon temático es aquel en el que los proyectos se limitan a un problema en particular, y pueden atraer a expertos en la materia, y los proyectos generalmente giran en torno a problemas que los expertos traen.

Cuando los hackatones temáticos también son hackatones tecnológicos, existe un problema común: los expertos en la materia pueden identificar fácilmente los problemas en su campo, pero no siempre pueden convertir esos problemas en proyectos tecnológicos viables.

Establece los objetivos y las metas

Una vez establecido el problema a resolver debes establecer objetivos y metas para usted y su equipo. El establecimiento de objetivos es clave para el diseño de la hackatón, todas las partes deben tener claros sus objetivos al participar en un evento (Nolte et al., 2020).

¿Qué esperas lograr? ¿Cuánto tiempo piensas dedicar a cada proyecto? ¿Habrá premios? Estas preguntas te ayudarán a determinar cuánto esfuerzo debes poner en tu hackatón.

Asimismo, debes determinar si a través del hackaton quieres fomentar la competencia o la cooperación. Los eventos competitivos requieren de un considerable tiempo para su organización, debido a que debes elegir el jurado, el reglamento, determinar los premios y las categorías.

Por su lado, los hackatones cooperativos están típicamente estructurados alrededor de un objetivo o tema en común.

De acuerdo con Tauberer (2017) los hackatones han tenido una mala reputación debido a que algunos tienen una estructura competitiva poco saludable y por establecer expectativas poco realistas.

Asimismo debes definir la fecha, el lugar y el presupuesto necesario para llevar a cabo la hackathon.

Busca patrocinadores (opcional)

Este es un paso opcional que depende de quien impulsa el hackathon. Si es un evento interno de una empresa probablemente no necesites buscar patrocinadores; sin embargo, si el problema que buscan resolver es sectorial o social, contar con patrocinadores te ayudará cubrir los costos del evento y los premios que vas a entregar a los equipos ganadores.

Los patrocinadores pueden brindarte dinero, algún ambiente, comida, camisetas, etc., a cambio podrías ofrecerles promover sus productos o servicios entre los asistentes de la hackathon.

Difusión de la hackathon

Para la difusión de la hackathon debes preparar una presentación o una página web donde menciones los objetivos, términos y detalles de la hackathon. Nolte et al., (2020) presenta algunos ejemplos de líneas de tiempo para la organización de dos tipos comunes de hackatones, que inicia 4 meses antes del día programado para el evento.

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En esta etapa debes responder a preguntas como ¿Cuál es el público objetivo del evento? ¿Cuánto deberían empezar a contratar los servicios? ¿Cómo llamar el interés y la atención sobre el hackathon?

Asimismo debes contar con un formulario de registro en línea, por ejemplo Google Forms, donde puedes solicitar:

  • Nombre
  • Email
  • ¿Qué tipo de hacker es? Por ejemplo: desarrollador, diseñador, científico de datos, experto temático, funcionario del gobierno, comunicador, asesor, consultor, etc.
  • ¿Cuál es el interés por la hackathon?
  • ¿Cómo se enteraron del evento?
  • Necesidades o requisitos especiales.

Asimismo, tres días antes del evento debes comunicarte digitalmente con los inscriptos, mediante emails, chats, grupos en redes sociales, hashtag en Twitter, compartir documento mediante Google Docs, etc.

Llegó el día de la hackathon

Debes iniciar con una corta sesión de bienvenida en donde presentes a los organizadores, agradezcas a los patrocinadores, expliques la historia y el propósito del evento, menciona el código de conducta, explica la logística y el programa.

Luego debes dar paso a la presentación de todos los participantes, es probable que algunos participantes traigan ideas de proyectos, brinda la oportunidad de explicarlos brevemente (1 minuto como máximo), quizás otros participantes quieran unirse.

Al respecto, Nolte et al., (2018) que los participantes de las hackatones perciben que su participación podría tener efectos positivos en sus carreras, redes y desarrollo de habilidades.

Como organizador de la hackathon debes convencer a los participantes a aportar sus experiencias, conocimiento y habilidades. Los participantes primerizos a menudo se sienten abrumados cuando llega el momento de encontrar un proyecto en el cual trabajar (Tauberer, 2017).

Posteriormente, debes organizar a los participantes en grupos de 2 a 5 personas y asegurarte de que todos tengan algo que hacer. Al reunir a expertos y novatos como mentores y aprendices, permite efectos secundarios positivos del networking y el aprendizaje (Nolte et al., 2020). Una forma de hacer esto es tener una lista de líderes de proyecto con anticipación.

Los participantes deben sacar sus computadoras, conectarse a fuentes de energía eléctrica y al wifi y se ponen a trabajar.

Flus y Hurst (2021) en su estudio demostraron que los participantes del hackathon siguen patrones típicos de divergencia-convergencia en su proceso de diseño; por lo tanto, debe facilitar el proceso de diseño para guiar a los participantes y fomentar resultados de diseño y aprendizaje más exitosos.

Debido a que no vas a resolver el problema elegido, no ejerzas una presión poco realista sobre los participantes, recuerda que la hackaton solo es el inicio del proceso de la solución de un problema en el mundo real.

Los hackatones siempre concluyen con un pitch final, fase de presentación de los prototipos de los equipos participantes.

Seleccionar buenos proyectos

A continuación describo las recomendaciones de Tauberer (2017) para seleccionar buenos proyectos en los hackatones:

  • Claramente articulado: Los proyectos deben tener una pregunta o problema claro que están tratando de resolver, además de una propuesta de solución razonablemente específica.
  • Alcanzable: La mayoría de los proyectos lograrán alrededor del 25% de lo que creen que pueden lograr en el tiempo limitado que tienen. Gestiona los objetivos de cada proyecto para que los participantes puedan sentirse realizados al final de la sesión, no interrumpidos.
  • Fácil de incorporar a los recién llegados: Los proyectos deben tener tareas listas para comenzar para los recién llegados con una variedad y niveles de habilidad. Para los proyectos de codificación, estas tareas no pueden requerir una comprensión profunda de la base del código.
  • Liderado por una parte interesada: Una parte interesada (o experto en la materia) guía un proyecto a la relevancia del mundo real. Los proyectos sin una parte interesada pueden “resolver” un problema que no existe.
  • Organizado: Para proyectos con cuatro o mas miembros, especialmente recién llegados, el rol del líder del proyecto debe ser para coordinar, asegurar que cada miembro del equipo tenga algo que trabajar.

Una vez que la hackaton ha iniciado, no interrumpas a los participantes, excepto para asegurarte que todo se desarrolle sin problemas, para verificar que todos tengan algo que hacer y para mantener a las personas dentro del horario establecido.

Hackathon online

En los últimos años han surgido una serie de plataformas en donde puedes organizar o participar en una hackathon online. A continuación describimos algunas de ellas:

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Major League Hacking

Los principales usuarios de Major League Hacking son las universidades de todo el mundo para hospedar sus hackatones, puedes encontrar eventos virtuales abiertos para todos.

Devpost

Muchos organizadores de hackatones usan Devpost para hospedar sus hackatones virtuales. La plataforma es fácil de usar, donde puede apreciar los próximos eventos y filtrarlos por temas, presencial/online.

Factores que garantizan el éxito de una hackaton

En base a sus investigaciones, Flus y Hurst (2021) identificaron seis factores que, si se tienen en cuenta, podrían conducir al éxito de los concursos de hackatones. Estos seis factores son:

  1. Una adecuada definición del área del problema,
  2. La recompensa que se ofrece a la solución ganadora,
  3. La diversificación de las competencias y habilidades de cada miembro del equipo,
  4. La participación de mentores y cómo comunicaron su experiencia a los participantes,
  5. Los miembros del jurado deben comprender lo suficiente el área seleccionada, y
  6. Los requisitos de participación en la hackathon.

Conclusiones

Una hackathon es un evento que puede ayudarte a identificar soluciones a los problemas de tu compañía, y debe ser visto como parte de los procesos de innovación abierta.

Organizar una hackaton exitosa requiere de una adecuada planificación, en donde incluyas los objetivos que quieres alcanzar, el perfil de los participantes, los premios (dependiendo de la modalidad) y mentores.

Asimismo, si deseas tener un alcance mundial, puedes usar algunas plataformas para organizar un hackathon online.

Referencias bibliográficas

Attalah, I., Nylund, P. A., & Brem, A. (2023). Who captures value from hackathons? Innovation contests with collective intelligence tools bridging creativity and coupled open innovation. Creativity and Innovation Management, 32( 2), 266– 280. https://doi.org/10.1111/caim.12552

Briscoe Gerard and Catherine Mulligan. 2014. Digital Innovation: The Hackathon Phenomenon.

Flus, M., & Hurst, A. (2021). Design at hackathons: New opportunities for design research. Design Science, 7, E4. doi:10.1017/dsj.2021.1

Medina Angarita, M.A., Nolte, A. (2020). What Do We Know About Hackathon Outcomes and How to Support Them? – A Systematic Literature Review. In: Nolte, A., Alvarez, C., Hishiyama, R., Chounta, IA., Rodríguez-Triana, M., Inoue, T. (eds) Collaboration Technologies and Social Computing . CollabTech 2020. Lecture Notes in Computer Science(), vol 12324. Springer, Cham. https://doi.org/10.1007/978-3-030-58157-2_4

Mohajer Soltani Porya, Kalevi Pessi, Karin Ahlin and Ida Wernered. 2014. Hackathon – A Method for Digital Innovative Success: A Comparative Descriptive Study.

Nolte Alexander, Ei Pa Pa Pe-Than, Anna Filippova, Christian Bird, Steve Scallen, and James D. Herbsleb. 2018. You Hacked and Now What? – Exploring Outcomes of a Corporate Hackathon. Proc. ACM Hum.-Comput. Interact. 2, CSCW, Article 129 (November 2018), 23 pages. https://doi.org/10.1145/3274398

Nolte Alexander, Ei Pa Pa Pe-Than, Abasi-amefon Obot Affia, Chalalai Chaihirunkarn, Anna Filippova, Arun Kalyanasundaram, Maria Angelica Medina Angarita, Erik Trainer, James D. Herbsleb. 2020. How to organize a hackathon — A planning kit. Computers and Society,

Pogacar Kaja , Andrej Žižek. 2016. Urban Hackathon – Alternative Information Based and Participatory Approach to Urban Development, Procedia Engineering, Volume 161,
2016, Pages 1971-1976, ISSN 1877-7058, https://doi.org/10.1016/j.proeng.2016.08.788.

Roy Mekhala and Nicole Laskowski. 2017. Hackathon. TechTarget.

Tauberer Joshua. 2017. How to run a successful Hackathon.

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