Por: Bastian Nominacher, Co-Founder and Co-Chief Executive Officer, Celonis
Más del 90% de los directores financieros (CFO) prevén una recesión leve en 2023; esta no es una noticia que queremos escuchar, incluido el CFO que escribe este artículo.
Las altas tasas de interés y la obstinada inflación hacen que en la economía global sea difícil hacer negocios, lo cual no es solo un problema de la alta gerencia. La desaceleración económica afecta a todos: menos puestos de trabajo, salarios más bajos, caída de los ingresos fiscales y reducción de la inversión en servicios públicos.
Los tiempos difíciles requieren ideas inspiradoras. Aquí hay una: al mejorar las bases de sus negocios, los CFO pueden ayudar a revitalizar el desempeño económico global.
Los procesos son la base de todo negocio
Cada negocio se basa en procesos: los viajes digitales realizados por tareas, como enviar un artículo o pagar una factura. En cada proceso se encuentra una gran cantidad de valor para desbloquear. ¿Por qué? Porque en este momento, ya sea que las empresas lo admitan o no, se están cometiendo errores que afectan sus márgenes: los productos se envían pero no se facturan, las facturas se pagan dos veces y los pedidos se cancelar innecesariamente porque el sistema de TI dice erróneamente que no hay existencias.
Sin embargo, las empresas que optimizan sus procesos pueden desafiar la desaceleración al ajustar sus procesos y liberar la pérdida de ingresos. Por ejemplo, una empresa de telecomunicaciones ahorró millones al detener los pagos duplicados. Una empresa de dulces combinó envíos a la misma ubicación en un camión para reducir las emisiones de CO2 y aumentar la satisfacción del cliente. Y una empresa de biociencia descubrió que podía evitar más del 60% de sus bloqueos de crédito y entrega, por lo que los elevó e impulsó las ventas.
Mejora el rendimiento operativo con la minería de procesos
Cada negocio utilizó la minería de procesos, una tecnología que combina la minería de datos y el análisis de procesos, transformando las operaciones de las empresas. Al crear una imagen más granular del funcionamiento interno de una empresa, la minería de procesos brinda a los directores financieros el conocimiento profundo que necesitan para hacer que sus negocios funciones de manera más eficiente, más efectiva y mejoren el rendimiento.
Para 2025, el 80% de las organizaciones incorporarán capacidades de minería de procesos en al menos el 10% de sus operaciones, según la consultora de TI Gartner. Y el 61% de los tomadores de decisiones planean usar o ya están usando la minería de procesos, según los resultados de la encuesta de Forrester Consulting. Ya sea que la minería de procesos esté en tu agenda o sea la primera vez que leas sobre ella, aquí hay tres procesos clave que los directores financieros deben realizar para impulsar el rendimiento.
Proceso 1: Optimiza tus cuentas por pagar
Con la inflación actual y la recesión que se avecina, los CFO necesitan sus cuentas por pagar (AP) para aumentar el efectivo disponible. El problema es que los departamentos de AP son complejos. Con demasiada frecuencia, los equipos están atrapados en métodos de trabajo en los que pierden descuentos en efectivo, pagan la misma factura con demasiada frecuencia y hacen pagos atrasados que pueden generar multas en efectivo.
Al igual que el remedio de cuentas por cobrar (AR), la minería de procesos proporciona a los directores financieros una visibilidad interfuncional y de extremo a extremo de cómo se ejecuta la función AP. Revela oportunidades, como la optimización del capital circulante mediante la ampliación de los ciclos de pago y la mejora de la eficiencia mediante el aumento de las tasas de facturación sin contacto gracias a una mayor precisión en la entrada de datos.
Proceso 2: Mejora tus cuentas por cobrar
AR es un proceso financiero superior que, idealmente, ofrece resultados trimestrales. Sin embargo, demasiadas empresas no obtienen lo que necesitan cuando lo necesitan. Hay tres razones comunes para esto:
Los sistemas de origen no están alineados, lo que impide que los equipos creen una única fuente de información para clientes y saldos. La mala visibilidad obliga a las personas a tomar decisiones de “mejor suposición” sobre las prioridades. Los equipos dedican demasiado tiempo al trabajo que la tecnología podría hacer.
En una era en la que ChatGPT puede reescribir el final de “Game of Thrones”, los CFO deben brindar a sus equipos la tecnología que aproveche al máximo su talento.
Al usar la minería de procesos en AR, los equipos obtienen acceso a una vista objetiva y completa de los datos en todos los sistemas. Obtienen información y priorizan acciones para capturar valor, por ejemplo, evaluando los riesgos crediticios en tiempo real con la ayuda de una lista priorizada de clientes basada en la utilización y exposición crediticia, así como en el comportamiento anterior. Y pueden trabajar rápido con la minería de procesos, agregando valor a las operaciones de RA en meses, no en años.
Proceso 3: Ordena tu cadena de suministro
Las cadenas de suministro están fuera de forma. Los rápidos cambios en la demanda, el inventario poco confiable y la escasez de mano de obra hacen que volver a armarlos sea una tarea gigantesca. Los directores financieros, sin embargo, pueden controlar lo que sucede en su patio trasero. Afortunadamente, ese patio trasero tiene muchas oportunidades de valor ocultas listas para ser reveladas y capturadas con la minería de procesos.
La minería de procesos puede aplastar las prioridades estratégicas del CFO al conectar personas, procesos y tecnología. Con un conocimiento total y en tiempo real de los niveles de existencias, la minería de procesos podría permitir a las personas eliminar bloqueos de entrega y crédito innecesarios y aumentar la entrega a tiempo, por ejemplo.
Además, al trabajar de manera inteligente con datos maestros, la minería de procesos completa automáticamente los datos de bienes que faltan, como precios, peso y direcciones para mejorar la productividad. Esto también tiene un efecto colateral positivo en la sostenibilidad y la satisfacción del cliente, ambos críticos en la carrera por la mejora del rendimiento.
La minería de procesos podría destrozar los objetivos
Alrededor del 64% de los directores financieros dijeron a los consultores de Deloitte que la tecnología y los sistemas inadecuados eran los mayores desafíos para convertir los datos en información. El mismo estudio encontró que los sistemas nuevos y actualizados y la automatización eran la forma más efectiva de mejorar los datos y los conocimientos.
Es hora de que los directores financieros adopten la tecnología que acelera la transformación y el rendimiento por completo. Con la minería de procesos, los directores financieros y sus equipos pueden optimizar las tareas rutinarias diarias y ofrecer beneficios masivos para la línea superior, inferior y verde.
Hablando con los CFO, habitualmente comparten tres objetivos principales: acelerar la gestión de costos, mejorar el flujo de caja libre y aumentar la participación de mercado. Lo que no comparten habitualmente es la conciencia de que arreglar los cimientos de su negocio (los procesos) los llevará a donde necesitan estar.
El año 2023 no es fácil para las empresas, pero si los CFO logran estos tres procesos clave, podría ser el año en que establezcan sus negocios para décadas de éxito.
Este es una versión traducida del artículo «3 processes CFOs can implement now to improve business performance» publicado de la web World Economic Forum, bajo una licencia Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivatives 4.0 International Public License.
